Gestionnaire de Tâches : faites-nous vos retours

[Marion_Gauci]

Bonjour @Dr_CORINCIG_Nicolas merci pour votre message.

Bonne nouvelle, cela a été mis en place par les équipes : l’agenda est désormais sélectionné automatiquement lorsque « Envoyer au télésecrétariat » est sélectionné et que vous n’avez accès qu’à un seul agenda lié à un télésecrétariat.

Tous les détails et outils pour vous aider sont disponibles ici : https://community.doctolib.fr/t/ameliorations-faqs-et-webinaires/78617

N’hésitez pas à me dire si cela fonctionne bien et surtout répond à votre besoin,
Auquel cas j’essayerai de creuser le point avec vous.

Je reste à votre disposition

Belle journée,
Marion

[Audrey_kvt]

Bonjour,

Nous sommes deux secrétaires au cabinet avec un télésecrétariat qui prend les messages.

Nous avons remarqué que lorsque l’une de nous traite les messages, l’autre ne le voit pas sur son poste, les messages restent en gras et on ne sait pas ce qui a été fait ou non.

Sachant que nous ne cochons les messages uniquement lorsqu’ils ont été imprimés le soir.

[Dr_Petitjean_Olivier]

Envoyer un mail d’invitation? j’ai crée aussi un compte « régulateur » pour chaque membre de mon télésecrétariat, c’est peut être pour cela que j’ai pas de soucis (car l’adresse mail est peu etre reconnu comme pour de santé sur doctolib). et il faudrait créer des droits et une visibilité spécifique (mais la je radote car je l’ai déjà écris plusieurs fois.
Je ne comprends ce distinguo télésecrétariat , secrétariat, même de Doctolib (qui ne communique pas là dessus)… alors que je le pratique au quotidien depuis un mois et que ela répondrai aux demande de beaucoup de télésecrétariat

[Dr_SABAH_MENEGHEL_CO]

@Marion_Gauci
Il n’y a plus la case réponse ??
Est ce que le commentaire est envoyé au télésecrétariat ???

[InèsBelKahia]

Bonjour @anrojman,

Merci d’avoir pris le temps de nous faire part de votre retour.

Semaine prochaine, nous allons revenir à une version quasiment similaire aux notes que vous aviez avant, voici une maquette visuel :

Merci par avance pour votre patience.

[DrStocker_aka_Shadow]

Je reposte ici puisque les topics sont divisés :
Je vais probablement utiliser un télésecrétariat (après midi) en plus de mon secrétariat physique (matin), je ne compte pas faire de différence entre l’assignation à ma secrétaire ou au télésecrétariat.

Soit la tâche est de mon ressort donc je me débrouille, soit c’est au secrétariat/TS de gérer donc il faut que je puisse assigner la tâche à l’ensemble concerné secrétaires / télésecrétaires sinon les tâches seront mises en attente jusqu’au lendemain, ça n’a pas de sens dans mon fonctionnement.

[DrArthur.S]

Bonjour afin de reprendre les points importants :

1/ Il faut absolument le même comportement quand on crée une tache par l’agenda ou la colonne de gauche

2/lorsque l’on passe par la colonne de gauche par défaut merci de n’afficher que nos notes et pas celles de nos collègues

3/supprimer le doublon « assignation » / « agenda »

4/pour plus de visibilité le nom du patient devrait être dans la colonne de gauche est pas au milieu après le message

5/lorsque je clique sur la consultation en cours pourquoi ne pas avoir tout l’historique des messages concernant ce même patient : cela permet aussi bien au médecin qu’à la secrétaire de refaire le point sur les derniers messages si besoin cf photo ( car actuellement, surtout si un patient appelle le lendemain ou plusieurs jours après, nous partons sur une autre discussion ou alors il faut perdre du temps à retrouver l’ancien message, avec ce concept type interface Siilo plus de problème on reprend la suite )

6/prendre le même système de notification qu’avec note : j’ai message ou une note en attente j’ai ma pastille = la même pour la colonne de gauche que pour l’agenda

[Sandra_Olivier]

Depuis hier nous n’avons plus la visibilité des taches écrites par le secrétariat. Sur le frontdesk nous ne voyions que les taches faites par le TLS; Ceci est pénalisant car nous risquons de refaire une tache peut être déjà traitée ou encore active.
quelle solution nous apporter ?

[DrBARIGOUAICHA]

Bonjour,

La fonctionnalité « notes » nous convenait parfaitement.
Nous pouvions voir rapidement le nombres de notes restantes à traiter, directement en se mettant sur notre propre agenda (ce qui n’est pas la cas actuellement, besoin à chaque fois de sélectionner mon agenda sur le menu déroulant, même si je regarde les notes à parti de mon agenda…)

La classification en tant que note traitée ou non se faisait automatiquement en cochant / décochant la case à coté, un seul code couleur, plus simple, on sait tout de suite s’il faut revenir dessus ou pas.

Très faciles de les morfier à postériori (impossible actuellement),

Très simple de les envoyer au télésecrétariat (doit être sélectionné actuellement parmi un liste d’autres destinataires potentiels avec qui nous ne travaillons pas avec les notes).

La fonctionnalité assignée / non assignée n’est pas utile, une note sur mon agenda m’est systématiquement adressée, ce qui est aussi le cas pour les télésecrétaires…

Le nom du patient était plus lisible au dessus de la note… actuellement en tout petit en dessous …

Possibilité d’accéder directement au dossier du patient à partir de son nom sur la note y compris sur l’application mobile (impossible actuellement)

En terme de lisibilité, c’était très fluide auparavant.

La réponse donnée aux notes apparait maintenant en tout petit très en bas, sous forme de tchat, alors qu’il s’agit aussi d’une note destinée aux telesecrétaires…parfois on passe à coté.

Je rejoins la remarque de différencier « note » et « tache ».

bref, les notes avant c’est très bien…

il manquant peut être :
-Un système de priorisation (un symbole avec une couleur …rouge par exp ) pour les classer en terme d’urgence à traiter.

• le fait qu’elles puissent être systématiquement affectées au dossier du patient, entant qu’historique d’échange, qui peut nous servir par exp en cas de rendez vous donné , sans courrier d’adressage le jour de la consultation par exp.

Merci de prendre en compte les remarques de la communauté et de faire en sorte que cet outil de travail, très apprécié auparavant, le redevienne à nouveau.

Bien cordialement
Dr BARIGOU Aïcha

[Dr_CORINCIG_Nicolas]

Bonjour Madame GAUCI,

Comment fait-on pour sélectionner « Envoyer au Télésecrétariat » par défaut ?

Car il faut à chaque fois que je le sélectionne quand j’envoie des messages à mon télésecrétariat alors que c’était sélectionné par défaut dans « Notes ».

Pourriez-vous SVP remettre l’envoi par défaut au Télésecrétariat comme c’était le cas dans « Notes » afin que votre nouveau système ne soit pas plus pénible à utiliser que l’ancien ?

En vous remerciant par avance,

Bien Cordialement

[DrTANALoic]

med spe avec télésecrétariat
pourquoi ne pas remettre ancien système efficace ???
quelle perte de temps avec ce système non intuitif !!!
arretez les frais avec votre nouveauté qui embrouille tout le monde !!!

[jimenezVirginie]

Bonjour,
pour le gestionnaire de tâches :

• est il possible de mettre les coordonnées du patient en premier au-dessus car actuellement il est en-dessous donc pas du tout visible !
• aucun souci rencontré : il n’ y a pas de notification en couleur quand le médecin répond à la note ou quand la secrétaire ou le télésecrétariat répond également ( si il y a une notification que je n’ai pas remarqué cela n’est pas du tout visible tout de suite ): le système de bulle avec le numéro n’est pas visible du tout et donc pas pratique ****
  la couleur orange s’enlève quand on clique sur la note c’est dommage car des fois elles sont juste lues et pas traitées tout de suite …
  Ce système est quand même bien compliqué à gérer au quotidien …et beaucoup de notes ne sont pas lues et gérées dans les temps car pas visibles ****
  merci d’apporter les modifications nécessaires
  Virginie, secrétaire

[Dr_DE_L_HAMAIDE_Thom]

Bonjour,
utilisateurs doctolib agenda avec 2 associés et un télésecrétariat, je ne comprends pas que, par défaut, les taches créées sur les agendas de mes associés soient visibles pour moi. Cela brouille totalement la visibilité que je souhaite avoir sur mes taches à gérer.
Par ailleurs, le télésecrétariat ne joue pas du tout le jeu de la personne assignée et, dès lors, je ne sais pas si en répondant sans assigner cette tache celle-ci sera lue ou non. 99,99% des échanges se faisant entre télésecrétariat et médecin quand l’un répond, c’est ensuite à l’autre d’agir, donc pourrait-on rendre cette fonction active ou non dans les paramètres. Les cabinets qui veulent s’en servir, l’activent les autres non et ça allège le fonctionnement quotidien.

[DrFloM]

Pour une utilisation « pense-bête » pour moi-même , ça va.
Pour la communication par contre, le système de commentaire n’est pas du tout pratique. Certaines tâches nécessite plusieurs actions. Exemple : Télésecrétariat pour moi : Mme X voudrait connaitre le résultat de son analyse de sang . Je vois, je coche comme fait et je réponds : Doit prendre un traitement X dont je faxe l’ordonnance à la pharmacie , prévenir la patiente > Avant avec le système notes , on mettait envoi au télésecrétariat et tant que la case n’avait pas été cochée, on savait que ça n’avait pas été traité. Maintenant, on met un commentaire, impossible de lui mettre une personne assignée ( dans ce cas télésecrétaire) et impossible de cocher le commentaire comme quoi ça a été fait et donc ce n’est pas du tout clair sur qui reçoit et si c’est fait ou pas . Et si la télésecrétaire répond, il faut aller dans taches terminées et cliquer sur la bulle ce qui est une perte de temps.
Donc pour moi améliorations à apporter :

pouvoir assigner une personne à chaque réponse qu’on fait à une tâche ( par défaut la personne à qui on répond mais pouvoir modifier si besoin)
mettre une case à cocher pour chaque commentaire et tant qu’elle n’a pas été cochée , le laisser dans tâches à faire ( assignée à moi ou déléguée selon le destinataire), avec en dessous le message initial .

[DrFloM]

Et aussi pouvoir mettre à son agenda par défaut car à chaque fois il faut le sélectionner, bien souvent on oublie donc les associés voient nos tâches en plus des leurs . ( Et dans la vision globlale , obligé à chaque fois aussi de sélectionner son agenda pour ne pas voir les Tâches sans agenda c’est pénible, le réglage devrait être gardé par défaut)

[Flore_Jobic]

Bonjour @Dr_DE_L_HAMAIDE_Thom

Merci d’avoir précisé votre configuration et de nous avoir fourni un retour détaillé.

En effet, dans la vue « voir toutes les tâches », vous avez la possibilité d’accéder à toutes les tâches du cabinet pour avoir une vue d’ensemble. Cependant, dans cette vue, vous pouvez cliquer sur « collègue » et sélectionner votre nom pour ne voir que vos propres tâches à faire ainsi que celles que vous avez créées.

Cependant, pour visualiser vos tâches plus rapidement, je vous recommande de consulter vos tâches du jour sous chaque jour, comme indiqué sur la photo :

Nous sommes en train de mettre en place plusieurs améliorations pour simplifier l’utilisation du Gestionnaire de Tâches, notamment :

• Simplification de la vue des tâches avec des filtres rapides et des filtres avancés (en cours de développement).
• Les nouvelles tâches et les nouveaux commentaires seront désormais affichés en premier dans la vue des tâches (en cours de développement).

Pour accéder à la liste complète des améliorations (régulièrement mise à jour), vous pouvez cliquer sur ce lien.

Concernant votre deuxième point, je ne suis pas certain de comprendre ce que vous voulez dire par « le télésecrétariat ne joue pas du tout le jeu de la personne assignée ». Pourriez-vous préciser votre demande ? En général, il est nécessaire d’assigner la tâche à votre télésecrétariat pour qu’il puisse la voir et y répondre.

Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à les poser dans les commentaires.

[Flore_Jobic]

Bonjour @DrFloM Merci pour ce retour très détaillé,

Merci pour ce retour très détaillé.

Je comprends tout à fait qu’une tâche peut comporter plusieurs sous-tâches (ou commentaires), d’où l’importance de pouvoir assigner un commentaire. Je remonte ce besoin à notre équipe.

D’autre part, pour rebondir sur la thématique de la lisibilité des retours faits par votre télésecrétariat, je souhaitais vous préciser que bientôt, les nouveaux commentaires seront affichés en premier dans la vue des tâches. Cette modification vous aidera à visualiser plus facilement les retours de votre télésecrétariat.

Belle journée

[DrFloM]

Merci de votre réponse; J’attends avec impatience ces améliorations.

[Flore_Jobic]

@DrFloM

Pour que votre agenda soit automatiquement assigné, vous pouvez créer la tâche depuis votre agenda en cliquant sur chaque journée, comme indiqué sur la photo. En utilisant cette méthode pour créer une tâche, votre agenda ainsi que vous-même seront automatiquement assignés par défaut.

[Marion_Gauci]

Bonjour @Dr_CORINCIG_Nicolas effectivement ce n’est pas encore le cas mais bonne nouvelle, c’est prévu et en cours de développement ! L’assignation « Envoyer au télésecrétariat » sera gardée en mémoire dès lors que vous l’avez sélectionné une fois, ce qui rendra plus rapide la création de tâche.

Belle journée,
Marion