Le Gestionnaire de Tâches

[Jurb]

Bonjour à toutes et à tous,

Avec les équipes de Doctolib, nous suivons attentivement vos retours depuis la semaine dernière. En déployant notre Gestionnaire de Tâches en remplacement des Notes, nous souhaitions répondre en une fois à de multiples demandes que vous nous aviez formulées ces dernières années :

• Pouvoir assigner les tâches.
• Pouvoir mettre une échéance.
• Avoir accès à un historique par tâche, pour la traçabilité.
• Créer une tâche depuis n’importe où : la recherche, le dossier patient, etc.
• Séparer votre messagerie interne de toutes vos tâches : Doctolib Siilo d’un côté, le Gestionnaire de Tâches de l’autre.
• Pouvoir mieux filtrer vos tâches.
• Et remplacer enfin tous vos post-its par un outil numérique, centralisé et directement intégré à Doctolib.

Les Notes étant devenues une fonctionnalité très utilisée de Doctolib au fil des années, nous n’avions néanmoins pas suffisamment anticipé le besoin de vous accompagner dans ce changement et par ailleurs nous n’avions pas assez considéré les multiples cas d’usage que vous en faisiez, engendrant la nécessité d’ajuster certains éléments.

Je m’excuse sincèrement pour le temps que certain(e)s d’entre vous (et en particulier les praticiens travaillant avec des télésecrétaires, les télésecrétaires eux-mêmes, les praticiens exerçant dans les plus gros cabinets, et les secrétaires les accompagnant) ont de ce fait perdu ces derniers jours pour ne pas avoir réussi à prendre naturellement en main l’outil et sa nouvelle manière de fonctionner : cela va à l’encontre de tout ce que nous cherchons à accomplir tous les jours pour vous et nous allons résoudre cela rapidement.

Lorsque nous développons des fonctionnalités, nous faisons une multitude d’ateliers dans nos bureaux, d’observations dans vos cabinets, d’allers/retours sur vos observations et ceci aussi bien avec des praticiens, qu’avec des secrétaires et télésecrétariats. Pour ce Gestionnaire de Tâches, c’est ce que nous avons fait, avec plus de 1000 bêta-testeurs, pendant 6 mois. Mais pour les raisons invoquées auparavant, cela n’a, dans ce cas de figure, pas été suffisant.

Aujourd’hui, nous avons catégorisé et priorisé les principaux retours et travaillons sur des améliorations, dont certaines sont déjà disponibles, que vous retrouverez sur cet article. Le but est de:

• Améliorer la création et la lisibilité d’une tâche
• Mieux trouver vos tâches
• Amélioration de la page “toutes les tâches”
• Améliorer la navigation

Nos équipes sont d’ores et déjà à votre entière disposition et feront tous les efforts nécessaires pour vous accompagner dans ce changement. Et nous allons adapter le produit dans les prochains jours jusqu’à ce que vous le considériez tous comme une réelle amélioration par rapport à Notes.

Nous vous remercions pour votre patience et compréhension,

Jean-Urbain

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

Bonjour et merci @jurb pour cette communication de crise après la polémique historique suite au lancement du « Gestionnaire de Tâches »

@Jurb

• Agrandir les fenêtres de tâches et augmenter la taille des caractères.
• Rajouter la possibilité de voir uniquement ses propres tâches par défaut.
• Comprimer les informations Personne assignée, Agenda et Date d’échéance pour augmenter la visibilité de la tâche et des commentaires associés.
• Réduire le nombre de clics nécessaires pour effectuer des actions courantes (exemple: après avoir cliqué sur créer une tâche, écrire directement dans Saisir la tâche).
• Augmenter la limite du nombre de caractères.
• Simplifier la façon de répondre.

Comprimer les informations Personne assignée, Agenda et Date d’échéance pour augmenter la visibilité de la tâche et des commentaires associés
Le nouveau « Gestionnaire de tâches » me convient mieux que l’ancien « Notes », même si je pense que son affichage plein écran devrait pouvoir optionnellement être simplifié pour les petites structures sans secrétaire. Pour notre cabinet de 2 médecins et un remplaçant, beaucoup de colonnes sont inutiles.
Par contre dans cet affichage plein écran, on n’arrive pas à lire les textes des tâches en totalité alors que c’est le plus important !

Oui, on doit avoir la possibilité de voir uniquement ses propres tâches par défaut. C’est évident. Je ne comprends pas que le bêta-test ait validé ce choix aberrant de montrer à l’ensemble des membres d’un cabinet médical la totalité des tâches !
Et surtout le médecin doit retrouver cette sélection lors du prochain lancement du navigateur.

La création d’une tâche doit être simplifiée au maximum et automatisée avec l’enregistrement automatique.
Le nom du créateur de la tâche est, à mon sens, peu importante. Par exemple un « De : Marie » suffirait.
Si le médecin ajoute une nouvelle tâche alors qu’il lit une biologie dans le module de messagerie MSSanté, la nouvelle tâche devrait tenir compte du contexte (Nom du patient, motif, du médecin concerné, de l’agenda, etc.)

Vous reproduisez le principal défaut de « Notes » : La « date d’échéance » doit être facultative et surtout pas mise par défaut au jour de la rédaction, puisque cette tâche sera masquée si on consulte le gestionnaire le lendemain. Lors de la création d’une tâche, vous nous obligez à systématiquement repousser cette date !
Je trouve aussi que masquer les tâches non validées une fois que leur échéance est dépassée, est problématique. Je n’en comprends pas l’intérêt, mais je vois surtout le risque d’oublier de consulter ces tâches échues.

Simplifier la manière de répondre ? Je pense surtout qu’on doit pouvoir lire le texte initial et déplier les réponses comme une conversation dans WhatsApp.

A mon sens, il faut aussi que les codes couleurs du Gestionnaire de tâches lors de l’affichage par agenda, soient les mêmes que pour les différents plannings de l’agenda.

Il serait intéressant aussi d’avoir la possibilité d’ajouter une pièce jointe à la tâche (certificat à remplir, document reçu par mail ou scanner par la secrétaire).

EVOLUTION ?
La lecture des multiples commentaires des usagers suite à l’enterrement de Notes montre que ce module, pourtant rudimentaire, était devenu au fil des années une brique importante de l’écosystème professionnel de Doctolib. Dans le but d’améliorer le poste de travail des secrétaires, il serait pertinent de pouvoir lancer à l’instar de Siilo, le Gestionnaire des tâches, mais aussi l’Agenda dans un onglet détachable du navigateur afin de pouvoir l’afficher sur un deuxième écran.

[Dr_LAUNAY_Thomas]

Bonjour @Jurb ,

Merci pour cette communication de crise, afin d’améliorer rapidement le module de tâche.

Dans le sens de l’ensemble des retours de la communauté et de notre vécu hier sur le terrain, nous souhaitons un outil ultra fluide, simple comme Doctolib peut l’être.

Pour être plus clair, avoir la possibilité de creer/répondre à une tâche en 2 clics, qui ne concerne que mon agenda, assigné à un patient, en lien direct à une demande de mon secrétariat.

Il me semble que vous avez, comme vous le préciser, sous estimé le contact permanent que nous avons avec nos secrétaires, telesecretaires, pour répondre aux nombreuses sollicitations en temps réels sur notre journée.

Bien sûr, l’outil peut avoir des options comme une catégorie, assigner un membre de mon cabinet précis, modifier la date d’effet etc pour m’organiser dans mes tâches. Mais cela reste une utilisation annexe, certes essentielle mais optionnelle et doit être non bloquante. pour la fluidité.

Merci d’avoir pris en compte nos remarques pour cette mobilisation exceptionnelle.
La communauté est forte et il me semble important d’étudier nos retours du terrain.

Bien à vous,

[DrFIORISANDRINE]

Bonjour,
Merci pour cette prise en compte.
J’espère que les modifications seront rapides car là vraiment c’est illisible et super chronophage de traiter la tâche.Une Chose qu’on faisait en un clic auparavant nous prend plus de 3 clics, on voit que dalle et on ne comprend plus qui a répondu et quand.

J’espère sincèrement que les modif seront rapides. Comme dit par des confrères, on signé pour un logiciel à un instant T et après on se retrouve avec des fonctionnalités qui le rendent complexe et plus aussi intuitif à utiliser.
Cordialement

[_Meyer_Aurelie]

Bonjour,
Merci pour ce retour et merci d’avance pour les ajustements rapides que vous pourrez porter à cette mise à jour qui rend notre quotidien plus complexe.
Dans un logiciel aussi aboutit que le votre, n’est il pas possible de paramétrer nos comptes pour n’utiliser que ce que nous désirons?
Comme vous l’avez dit, nous n’avons pas tous la même utilisation de Doctolib… et même 1000 praticiens test ne sont pas suffisant à vous le prouver… entre nos différences de façon de travailler et d’utiliser l’outils et aussi et surtout nos facilités, difficultés ou appétence à utiliser l’outils informatique, il serait bien de pouvoir choisir le nombre d’option à mettre en place.
Je pense que comme d’autres praticiens l’ont dit dans les commentaires, conserver les « notes » comme elles étaient pour dialoguer simplement avec nos télésecrétariat si cela est plus simple pour nous… et utiliser le modules « taches » pour toutes les communications internes ou « to do list » à conserver et archiver.
Merci

[Dr_AZEMA_Timothée]

Bonjour, merci de nous prendre pour des jambons, le problème ce n’est pas votre nouvel outil qui est très mal fichu mais c’est nous qui sommes trop bête et on nous a « pas assez accompagné »…
Merci j’arrive très bien à faire fonctionner ce gestionnaire de tâche et c’est bien pour cela que je suis en mesure de dire que nous n’avons pas besoin de toute cette complexité, et que l’ancien système me convenait très bien et j’y étais très attaché, et c’est ce qui semble être partagé par nombreux de mes confrères à en croire le sujet en question qui a entrainé de nombreuses réactions.
Essayez de faire preuve d’un peu d’humilité, enlevez vos œillères et admettez vos erreurs. J’ai la trentaine, je pense être relativement doué dans le maniement de l’outils informatique et je ne suis pas complètement réfractaire au changement, j’ai par exemple bien apprécié le nouveau système de messagerie patient, mais ce nouvel outils est inutilement complexe.et peu intuitif quand l’ancien fonctionnait très bien.
Peut être que certaines personnes, sans doute les plus actives sur ce forum, ont demandé ces changements, peut être aussi ne sont elle pas représentative de toute la communauté médicale doctolib et que leur avis reste minorité dans la communauté des médecins utilisant doctolib.

[Dr_ENARD_Ronan]

Bonjour,
L’évolution de notes en gestionnaire de Taches est une bonne chose pour éliminer les post-it.

Cependant il a complexifié les échanges avec le télésecrétariat qui était beaucoup plus direct, il faudrait un système pour accéder directement aux échanges avec les secrétaires et dans la notification un élément différenciant les taches des messages non lus.

[ARMATIPascal]

Bonjour et merci pour votre retour,

Le contact direct et fluide avec le télésecrétariat est indispensable pour bon nombre d’utilisateurs.
Un patient appelle, pose une question. Avec les notes, en 1 Clic, j’ouvre la fenetre, dispose des informations essentiels (heure et nom du patient) et je réponds à la question.
Simple, rapide et efficace. Tout ce que je demande à un logiciel.
Cordialement

[DrDUFAYCéline]

Bonjour, effectivement le gestionnaire de tâches est vraiment compliqué. On ne s’y retrouve pas trop. Le système de notes auparavant était plus intuitif. Il est par exmple difficile de comprendre si on est validé une note ou pas, si elle est validée juste pour nous ou si elle va être validée pour tout le monde y compris la Secretaire. Ce serait super, si vous pouviez simplifier l’interface et de la rendre plus intuitive.
Merci beaucoup

[_IRLES_Caroline]

En tant que secrétaire ce n’est pas du tout avantageux. Trop de clics pour accéder à la tâche à faire. Travaillant également avec un secrétariat téléphonique externe, on ne peut plus leur répondre directement… gros désavantage pour nous! Comme l’ont dit certains médecins, ces nouvelles tâches sont très chronophages et on ne comprend pas qui nous les adresse, comment leur répondre etc… l’encart du message est trop petit, la présentation n’est pas construite de manière fluide, ce n’est pas intuitif comme l’est au départ Doctolib…
Nous trouvions l’ancien système plus facile d’utilisation.

[Lisa45]

Au secours ! Revenez au système des notes, c’est impraticable et illisible !

[Dr_AUDY_CAMILLE]

Je partage le sentiment de beaucoup de confrères, l’outil est très lourd et chronophage. Si j’en ai compris l’utilisation, il ne répond pas à mes besoins pour des échanges fluides avec le télésecrétariat. Beaucoup de clics et de paramètres, on devrait pouvoir échanger simplement comme… en laissant une note par exemple .
Gros point noir, je n’ai pas l’heure des messages laissés par le secrétariat , essentiel pour gérer certaines urgences.
Merci pour votre retour.

[Dr_LOEFFLER_ROMAIN]

Bonjour @Jurb

Je suis médecin généraliste libéral, en exercice isolé avec télésecrétariat.
Je pense que ma situation est représentative de beaucoup d’autres, peut-être même une majorité.
Pour moi, le problème du nouveau gestionnaire des tâches c’est qu’il rend plus complexe ce qui était simple auparavant : communiquer avec mon télésecrétariat.
Ma suggestion serait d’ajouter tout simplement un bouton au niveau des 3 petits points en haut de chaque jour de l’agenda : « ajouter une tâche au télésecrétariat » dans laquelle tous les champs seraient pré-remplis et il ne resterait qu’à écrire la note et renseigner éventuellement le nom du patient. Il faut le mois de clics possibles. On ne doit pas être forcé à choisir une catégorie de tâche.

Par ailleurs, lorsqu’on a ouvert un dossier patient, et qu’on clique sur « ajouter un tâche » dans la barre latérale droite, il faudrait là encore qu’on puisse directement rédiger la tâche sans avoir à être forcé de choisir une catégorie.

[Audrey_kvt]

Bonjour,

Merci d’être aussi réactifs.

Hier j’ai effectivement perdu beaucoup de temps pour traiter les messages (qui ne sont pas des tâches à proprement parlé)

« Notes » était clair, limpide, c’était facile d’utilisation.
Aujourd’hui le gestionnaire des tâches nous complique les choses.

Cet outil ne nous convient pas du tout tant secrétaires que médecins.

Pour vous expliquer notre fonctionnement, nous copions/collions les messages (que notre télésecrétariat prend) dans le dossier de nos patients pour toujours avoir une trace.
Ensuite, nous imprimions (secrétaires ou médecins) les messages en fin de journée et pouvions les traiter avec les réponses des médecins. ( je vous mets une photo pour que ce soit plus concret)

Aujourd’hui ce n’est plus possible, ni de copier/coller (sans passer par « imprimer ») ni d’imprimer les notes de la journée.

C’est une sacrée perte de temps pour nous et j’ai vu dans les commentaires que nous n’étions pas les seuls à fonctionner comme cela.

On devrait au moins avoir le choix des options, selon les organisations de chacun.

L’un des associés de notre cabinet songe à quitter Doctolib.

Je réitère, mais nous avons besoin d’outils qui nous facilitent les choses, pas compliquer notre travail.

[ChrystelleCONGÉ]

En tant que télésecrétaire cette évolution n’est pas faite pour améliorer notre quotidien bien au contraire - je vous explique comment je travaille et je pense que nous sommes beaucoup à travailler ainsi : pour optimiser le temps et la qualité de travail j’ouvre un onglet "message doctolib ou Tâches Ex Note) ainsi grâce au chiffre qui apparaissait en haut de l’onglet je savais si j’avais reçu un nouveau message - la suppression de cette fonctionnalité est très embêtante - comment gérer plusieurs agendas en optimisant son temps de travail si il faut aller sur chaque agenda toutes les X mn voir secondes pour ne pas louper de tâche
l’ancienne fonctionnalité était bien plus facile d’utilisation

[SteuperaertChr]

Non mais clairement vous n’avez pas compris on ne veut pas une amélioration dans l’utilisation et l’interface pour les tâches REMETTEZ NOUS LES NOTES telles que nous les avions avant
Nous sommes les clients et les utilisateurs c 'est nous qui sommes plus à même de savoir ce qui est bien ou non REMETTEZ NOUS LES NOTES c 'est tout

[_Vaucel_Jules_Antoin]

Bonjour Monsieur,

Merci d’avoir pris nombreux de nos retour en considération.
L’un des manques aux taches est de ne pas pouvoir mettre une date fixe.
Par exemple si je veux prévenir un remplaçant d’un changement, j’aurai la tache sous les yeux toute la semaine.

Merci pour vos amélioration
Il reste beaucoup à faire

Bien à vous

Dr Vaucel

[_Ch_Salingue_Secréta]

Bonjour, peut-être envisager d’intégrer la possibilité d’utiliser des codes couleur ?
Cordialement.

[THOMASstéph7247]

Bonjour et merci pour le retour ! De mon côté, je n’ai jamais fait remonté aucun problème concernant les notes… le fonctionnement me convenait très bien, pourquoi ne pas donner le choix à chacun d’utiliser « notes » ou « tâches » ? merci !

[LéaBordenaveCa]

VOUS N’AVEZ RIEN COMPRIS ! ça sert à rien de venir nous dire que vous avez pris en compte nos remarques, car ce n’est absolument pas vrai dans vos réponses . C’est pourtant simple, on veut juste que vous remettiez « NOTES » comme c’était avant et ne touchiez à rien , point barre! C’était la meilleure fonction et la fonction LA PLUS UTILE ET UTILISEE de votre agenda !
Si vous voulez modifier votre nouveauté « TACHES » faites bien comme vous voulez car on s’en fiche, nous les vrais utilisateurs de vote agenda, la seule chose que nous souhaitons c’est que « NOTES » revienne , POINT BARRE ! Ecoutez un peu les demandes et lieu de faire des réunions de bureau qui servent à rien.
Sachez que nous sommes tous très en colère !