Pour simplifier et rendre plus efficaces les échanges autour du Gestionnaire de Tâches, nous créons deux sujets différents, selon votre profil et votre activité, afin de vous répondre de manière plus précise et de pouvoir mieux prendre en considération vos retours. Pour vous, soignant seul ou en groupe avec ou sans secrétaire(s), et pour vous, secrétaire, nous avons fait évoluer les Notes vers deux fonctionnalités distinctes :
Tâches : l’outil pour gérer toutes les actions à faire, pour vous ou par vos collègues et secrétaires.
Siilo: l’outil pour échanger instantanément entre collègues.
Les Notes étant devenues une fonctionnalité très utilisée de Doctolib au fil des années, nous n’avons pas suffisamment anticipé le besoin de vous accompagner dans ce changement et nous n’avions pas assez pris en compte les multiples cas d’usage que vous en faisiez. Nous en sommes désolés.
Vous nous le dites et vous avez raison, le Gestionnaire de Tâches a manqué de simplicité. Nous avons réalisé de nombreuses modifications depuis son lancement, afin que l’outil redevienne identique à avant en termes de visibilité, de simplicité et de nombre de clics pour effectuer une action. Vous pouvez retrouver ici les dernières modifications apportées.
En ce qui concerne la Communauté, nous savons que certains d’entre vous sont frustré(e)s de ce changement, et nous en prenons la responsabilité. Néanmoins, nombre d’entre vous nous demandent de garder les discussions civiles et efficaces, aussi il est important de faire vos retours de manière constructive et détaillée afin que nos équipes puissent rapidement les prendre en considération afin d’améliorer le Gestionnaire de Tâches le plus rapidement possible également.
Comptez sur notre mobilisation, votre satisfaction est notre priorité depuis le premier jour.
L’équipe Doctolib
Retrouvez les articles précédents :
Message de notre directeur France, expliquant pourquoi nous avons fait évoluer les Notes, avec la majorité des commentaires, depuis la semaine dernière.
Message de notre co-fondateur, présentant nos excuses et notre plan d’action, dimanche 2 juin dernier.
Liste des dernières modifications effectuées sur la fonctionnalité.
Si on pouvait assigner une tâche en fonction de la fonction : secrétaire ce serait sympa. Lorsqu’on a plusieurs secrétaires en présentiel ce n’est pas idéal que la tâche soit assignée à une seule.
Que l’assignation soit paramétrable, j’ai vu que nous sommes désormais assigné par défaut mais dans les faits je ne vais pas m’assigner de tâche.
Excellente idée de coupler un sydteme simple comme les notes et un systeme plus sophistiqué mais mieux pensé, plus eronomique, BEAUCOUP PLUS SIMPLE
Les deux seraient idéal
Bonjour @Dr_Fraslin_Jean-Jacq merci pour votre message, on l’avait effectivement bien inclus dans le titre, mais si je comprends bien, il faudrait pour vous distinguer un article « Vous êtes soignant sans télésecrétariat avec secrétaire » de l’article « Vous êtes soignant sans télésecrétariat sans secrétaire » ?
Nous avons conscience que l’enjeu est différent, mais il nous semble que la différence se situe dans l’usage de Siilo, et par soucis de simplicité nous n’avons pas souhaité faire trop d’articles.
Non, il y a de très grosses différences d’usage entre un cabinet médical sans secrétaire ou avec secrétaire (s).
Par exemple le contexte « Agenda » ne sert à rien et complexifie inutilement l’affichage et la rédaction des tâches.
Je sais que c’est sans doute en cours de développement, mais sans secrétaire le médecin a besoin d’un tableau de bord listant l’ensemble des tâches où il est impliqué et qu’il s’est en général auto attribué. Elles sont en général de type post-it.
Je ne comprends pas que à J + 5, je ne dispose toujours pas d’un affichage par défaut ou même par sélection des seules tâches actives qui me concernent.
Logiquement il ne devrait pas y avoir toute cette place perdue pour afficher la colonne Agenda. « Créé par » est dans 95% des cas la « Personne assignée ». Quand on ne met pas de date d’échéance, la colonne ne sert à rien. Par contre on a besoin de voir le texte.
Pour les 5% de tâches dont je ne suis pas à l’origine mais qui m’on été assignés par mon associé ou mon remplaçant, j’ai juste besoin d’avoir leur initiales.
Par contre, je me sers du texte pour mémoriser les actions faites (Appeler le patient; modifier le traitement, etc…). Normalement je devrais à la fin, pouvoir en un clic importer la tâche finie dans le dossier médical à la date de validation.
Donc ce gestionnaire des tâches n’est pas (non plus vont dire les médecins avec secrétaires/télésecrétariat) adaptée aux cabinets sans secrétaire physique ou télésecrétariat.
Pourquoi faites vous la distinction entre secrétariat et télésecrétariat ?
Le fonctionnement est identique d’un point de vu « note ». Quelle différence cela peut vous faire que la secrétaire soit à l’accueil du cabinet ou à une autre adresse ?
Peut être déjà une source de complexification inutile non ?
Effectivement sans secrétariat la fonction TACHE n’est pas trop mal car permet d’avoir des rappels de taches à effectuer et dans ce sens l’outil mérite d’être exploré.
Mais pour le reste ??
Il doit y avoir 2 fonctions distinctes :
1/ ce que vous avez voulu créer à savoir une « TACHE » à faire OK mais pour cela 1 seule option celui qui veut créer une tache se l’auto assigne. cela signifie juste que je dois penser à faire cela ok
2/l’autre fonction est une fonction d’échange avec ses (télé)secrétaires :
j’envoie un message (par défaut) aux secrétaires elles reçoivent une notification et le traite en la cochant et +/- en y apportant une réponse et alors dans ce dernier cas j’ai ma notification. Ni plus ni moins qu’avec un sms ou autre messagerie. Et inversement quand elles m’envoient un message. Finalement en écrivant cela je me rends compte que je vous demande le même type de fonctionnement qu’avait NOTE …
La différence devrait être je pense de voir tout l’historique de conversation pour un même patient donné cela faciliterait +++ le travail des secrétaires ++ ( un patient appelle , elles commencent une « tache » et elles peuvent lire tout l’historique comme n’importe quelle discussion comme avec Siilo par exemple, plus besoin d’aller chercher la réponse à un message de la semaine précédente puisque tout est à la suite )
je travaille avec un secrétariat dans le pôle où j’exerce. Nous souhaitons en effet retrouver un outil simple note / réponse / validation. Les secrétaires trouvent que les tâches non validées ne sont pas assez visibles. Elles souhaitent que ces tâches, non validées, continuent à apparaître sur le jour où elles ont été créés, pour une meilleure visibilité sur l’agenda.
Un point positif du dispositif est que la tâche reste affichée quand on ouvre le dossier du patient pour faire une ordo par ex.
Tout en haut, on voit que Stéphanie Barrois (secrétaire) a marqué la tâche comme terminée. Comme je lui avais réassigné la tâche qui consistait à devoir rappeler un patient, je suis content, car je sais qu’elle l’a fait, et même quand.
Tout en bas, on voit que Stéphanie Barrois a initialement créé la tâche en se l’assignant à elle-même, alors qu’il s’agissait d’une demande d’un patient qui m’était adressée. Pourquoi ? Parce que toutes les tâches qu’elle crée sont par défaut assignées à elle-même, alors même qu’elle a sélectionné un agenda de médecin (nous sommes 3 médecins utilisateurs de Doctolib dans le cabinet, avec chacun son agenda), puis cliqué sur les 3 petits points verticaux en haut à droite de la colonne du jour, puis cliqué sur « Ajouter une tâche (note) ». Étant donné que je suis le seul médecin sur mon agenda, il est probable que la tâche qu’elle veut créer à ce moment-là ait vocation à m’être assignée. Il faudrait donc que les tâches qu’elle crée après avoir sélectionné mon agenda soient par défaut assignées à moi.
Les deux fonctions ne sont pas distinctes. Avec un (télé)secrétariat, on ne communique pas pour se conter fleurette, mais pour se transmettre des tâches à faire. S (secrétaire) dit à M (médecin) que P (patient) demande ceci ; M dit alors à S qu’il faut répondre celà à P, ou lui demander des informations complémentaires ; une fois que S dispose de ces informations complémentaires, il.elle les communique à M, et c’est alors à M de faire quelque chose. On voit qu’au cours de l’échange, la personne qui a quelque chose à faire varie. L’assignation de la tâche varie au cours de son cycle de vie. La tâche n’a pas vocation à rester assignée à la même personne de sa création à sa finalisation, sauf dans le cas d’un exercice solitaire sans secrétariat ni télésecrétariat ! C’est ce sur quoi les développeurs ont compté : que lorsque S ou M dit quelque chose dans l’échange qui appelle une action de M ou de S, il change l’assignation de la tâche, pour que M ou S puisse être informé par une notification quelconque qu’il a quelque chose à faire. Il faut bien voir ça pour comprendre l’intérêt fondamental des tâches par rapport aux notes. Il faut que les deux interlocuteurs, S et M, jouent le jeu de la réassignation sinon les tâches ne peuvent être qu’une vaste usine à gaz comme beaucoup le leur reprochent.
Alors là, d’accord. Je me souviens des notes du genre « Le patient vous relance, voir la note du tant (il y a 15 jours) ». Il fallait alors aller exhumer la note d’il y a 15 jours pour voir ce dont il s’agissait… Mais pour que ça marche mieux avec les tâches, il faut que S en l’occurence rajoute un commentaire à la suite de la tâche d’il y a 15 jours, qui normalement n’a pas été marquée comme terminée. Si il.elle crée une nouvelle tâche, on est mal.
Sauf le respect que je leur dois, je ne suis pas du tout d’accord avec vos secrétaires. Une chose à faire hier, ça n’a pas de sens. Une chose est à faire aujourd’hui, ou demain.
Je vous remets ici ma réponse à ce post que vous avez également mis sur l’autre conversation:
Je souhaite rapidement répondre à votre 1ère question « Pourquoi faites vous la distinction entre secrétariat et télésecrétariat ? » Pour donner 2 exemples:
dans un cas vous pouvez utiliser Siilo pour communiquer (avec secrétaire, et cela correspond en partie au point 2 que vous soulignez) dans l’autre cas non.
dans un cas vous utilisez à 100% le même outils (avec secrétaire), dans l’autre cas non (les télésecrétaires utilisent leur Frontdesk et non le Gestionnaire des Tâches).
Nous aurions pu faire plus que 2 articles, ou garder un seul article ( il y avait déjà plus de 1000 commentaires!) mais afin de garder un minimum de « simplicité » et aussi pour ne pas trop diluer les informations / conseils / suggestions, nous avons pour le moment fait comme cela.
Vous l’avez constaté depuis la semaine dernière néanmoins, nous postons régulièrement de nouveaux articles, et si cette distinction n’est pas utile / confusante à l’usage, nous ferons différemment .
Etant assistante et secrétaire médicale (nous sommes deux pour 3 médecins généralistes), que ce soit les médecins ou nous mêmes, nous ne trouvons pas les « tâches » très opérationnelles… Le système de notes par le passé était beaucoup plus clair, simple d’utilisation, et surtout nous savions quand les notes étaient déposées et à quelle heure. Nous pouvions également modifier nos notes déjà postées (car si évolution d’une situation nous pouvions le modifier), hors ce n’est plus le cas. Les notes sont longues à poster comparé à avant, et le système n’est pas très fonctionnel…
Nous avouons préféré l’ancienne fonctionnalité.
En vous remerciant et bon courage à tous dans ce changement, pas très facile…
Je trouve que la nouvelle fonctionnalité est très bien car permet de la planification plus simple
Ce qui serait un plus c’est de pouvoir mettre une récurrence comme la facturation pourvoir dire que cette tache doit se repeter tous les mois ou toutes les semaines etc
Bonjour, la fenêtre pour laisser des messages est toujours aussi insuffisante en taille et toujours et encore trop de clics pour arriver à envoyer des notes « tâches ». Pourquoi faire simple quand on peut faire compliquer, je m’interroge…;;
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