Bonjour à toutes et à tous,
A l’approche des fêtes de fin d’année, nous vous proposons, ensemble, de jeter un regard rétrospectif sur les améliorations et innovations apportées aux solutions Doctolib au cours des 12 derniers mois.
Vous accompagner au quotidien et améliorer votre qualité de vie au travail font partie des motivations qui nous animent tout au long de l’année. Conscients de la valeur de votre temps, notre objectif est de vous soutenir efficacement avec une suite de solutions répondant à vos problématiques de tous les jours. Cela nous pousse à innover, avec l’intégration de l’IA dans nos solutions et à améliorer et adapter l’existant, tel qu’avec la personnalisation des délais d’annulation de rendez-vous, une demande que vous nous adressiez régulièrement.
Avec cette rétrospective, nous souhaitons ainsi autant mettre en lumière nos travaux pour innover, que nos travaux d’amélioration. Ces derniers sont le fruit de notre précieuse collaboration et concernent 60% de nos temps de développement.
Vous le verrez, cet article est organisé autour des 3 bénéfices principaux de nos 4 solutions (Gestion et secrétariat numérique, Prévention et continuité des soins, Coopération entre soignants, et Développement de patientèle).
Bonne lecture 
!
Quelques conseils de lecture, pour cet article…assez long, afin d’être exhaustif :
- Lisez les titres des parties, puis cliquez sur la petite flèche lorsque l’élément retient votre attention.
- Sur le menu à droite, vous avez à votre disposition le titre des grandes parties afin de fluidifier votre navigation et aller plus rapidement sur les parties souhaitées.
1. Dispenser les meilleurs soins possibles à vos patients
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Notre objectif, au travers des fonctionnalités améliorées et développées dans cette partie, est de vous aider à :
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Avoir plus de temps de qualité en consultation (ex: en regroupant tous les documents envoyés par vos patients dans un onglet unique); -
Avoir plus de temps et d’outils pour :- faire de la prévention et/ou informer vos patients (ex: envoi de campagnes ciblées),
- vos soins coopératifs (ex: fonctionnalité d’adressage),
- vos soins continus (ex: Messagerie patients);
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Avoir des patients plus autonomes (ex: lancement de Santé).
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Voici ce qui a été amélioré et lancé [/center]
Gestion et secrétariat numérique
Préparation des rendez-vous
Vous pouvez désormais demander des documents médicaux et administratifs à vos patients en amont de la consultation.
Création d’un espace regroupant les documents envoyés par vos patients
La section Préparation des venues patient de l’onglet Gestion des patients regroupe l’ensemble des documents envoyés par vos patients. De cette manière, il sera plus simple pour vous de retrouver et gérer les divers documents pour vos consultations.
Prévention et continuité des soins
Proposition de rendez-vous
Envoyez un message automatique à vos patients pour leur proposer de prendre un rendez-vous de suivi et suivez le statut de prise de rendez-vous en temps réel.
Possibilité d’envoyer des messages à vos patients directement depuis la fenêtre de rendez-vous
Désormais, envoyez des messages à vos patients depuis la fenêtre de rendez-vous. Par exemple, vous pouvez partager des informations individuelles ou posez des questions à vos patients avant ou après leur rendez-vous.
Activation des demandes patients pour les praticiens et les établissements disposant de plusieurs bases patients
Vous pouvez maintenant activer vos profils de Messagerie patients, même si vous avez plusieurs bases patients au sein de votre cabinet. Il vous faudra sélectionner la base patients que vous souhaitez utiliser pour votre profil de Messagerie patients.
Activation des demandes patients pour un établissement de santé
En plus de pouvoir activer les demandes patient sur la fiche profil d’un praticien, activez dorénavant cette fonctionnalité sur le profil de votre établissement de santé. De la même manière, vous pouvez ainsi recevoir des demandes de la part de vos patients et leur envoyer un message.
Voir la liste des destinataires éligibles à une communication de groupe
Avant d’envoyer une communication groupée, cliquez sur le bouton “Voir les destinataires” pour visualiser le détail des patients éligibles à la communication selon les filtres appliqués et, si besoin, y exclure manuellement un patient.
Vous pouvez par exemple vérifier que les patients à cibler listés par votre CPAM s’y trouvent bien et ajouté manuellement des patients si besoin.
Lancement de Santé
Santé, c’est un ensemble de solutions qui seront progressivement lancées pour aider vos patients à prendre soin d’eux et de leurs proches de manière préventive et être plus informés et sereins. Concrètement :
- Vos patients pourront renseigner toutes leurs informations de santé directement sur leur application Doctolib (antécédents, traitements, allergies, carnet de vaccination…).
- Ces informations pourront être partagées en un clic avec vous si vous le souhaitez.
- Des rappels de prévention personnalisés seront disponibles (dépistage, vaccination ou rendez-vous importants…) directement connectés à la prise de rendez-vous.
- Des outils de suivi avancés pourront être utilisés : sommeil, nutrition, activité physique… ou suivi d’un de vos traitements avec des fonctionnalités dédiées.
- Du contenu de santé personnalisé sera accessible : en collaboration avec vous et les institutions de santé et grâce à l’intelligence artificielle, nous guiderons vos patients pas à pas pour mieux comprendre et gérer leur santé.
- Des communautés de patients permettront à vos patients de partager, s’informer et s’entraider.
- Enfin, vos patients pourront connecter leur application Doctolib aux applications de santé de leur choix sur leurs smartphones Apple ou Android pour enrichir leur suivi avec des solutions thérapeutiques reconnues.
Plus d’informations sur l’article récapitulatif ici.
Coopération entre soignants
Créez des cas patients
Créez des cas patients pour coordonner les soins de vos patients avec d’autres soignants depuis la messagerie Doctolib Siilo. Ces personnes peuvent travailler dans votre cabinet ou établissement de santé, ou être externes. Grâce au cas patient, vous pouvez partager des informations patient de façon sécurisé (messages, photos, documents, etc.) pour faciliter la coordination entre soignants.
Créer des protocoles et réunions de concertation pluriprofessionnelles pour les MSPs
Vous pouvez dorénavant créer des protocoles de soins et y ajouter des patients ainsi que gérer des réunions de concertation pluridisciplinaires et générer des comptes rendus.
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2. Avoir une meilleure qualité de vie au travail
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Notre objectif, au travers des fonctionnalités améliorées et développées dans cette partie, est de vous aider à :
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Réduire votre charge de travail (ex: diminuer les appels); -
Améliorer votre bien-être ainsi que votre développement professionnel (ex: vous dégager plus de temps consacré aux formations continues); -
Renforcer votre coopération professionnelle (ex: avec les cas collaboratifs via Siilo); -
Avoir plus de flexibilité au travail (ex: avoir accès à vos solutions de n’importe où).
[center] Voici ce qui a été amélioré et lancé [/center]
Gestion et secrétariat numérique
Gestion des doublons
Ajout d’alertes supplémentaires (au moment de la prise de rendez-vous et lors de la création d’une fiche patient) pour vous prévenir que vous êtes sur le point de créer un doublon.
En cours de développement (disponible au 1er trimestre 2025) nous travaillons à améliorer et faciliter la fusion de deux dossiers.
Amélioration du Gestionnaire de tâches
Suite à la sortie du Gestionnaire de tâches nous avons procédé à plusieurs changements afin de simplifier et fluidifier son utilisation tels que :
- Marquez comme urgente une tâche assignée à vous-même ou à l’un de vos collègues.
- Votre combinaison favorite de filtres sur la page d’aperçu des tâches est automatiquement enregistrée pour vos prochaines venues.
- Possibilité d’imprimer une liste filtrée de tâches en fonction de vos besoins.
- Accédez aux tâches clôturées des jours précédents directement depuis la vue agenda.
- Bénéficiez désormais d’une expérience plus ergonomique lors de la création d’une nouvelle tâche.
- Les informations de votre patient sont visibles dès la saisie de son nom dans la barre de recherche prévue à cet effet.
- Le défilement de page au sein de la section Commentaires est réduit.
- Utilisez les filtres rapides dans la page « Tâches » pour sélectionner, par critère, les tâches que vous souhaitez voir.
- Consultez et traitez les tâches de la journée ainsi que les commentaires qui s’y rapportent à partir d’une fenêtre centrale unique et plus simple d’utilisation.
- En survolant un commentaire dans une tâche, utilisez le bouton « C’est noté » pour le marquer comme pris en compte. Visualisez également par qui il l’a été.
Introduction au Centre de confidentialité
Le centre de confidentialité, situé dans une page dédiée au sein du produit, vous permet de gérer, en quelques clics, vos consentements et d’en savoir plus sur les diverses informations relatives à votre vie privée sur Doctolib.
Nouvelle expérience de navigation
Nouvelle expérience de navigation : désormais, vous pouvez déclencher des actions rapides depuis le menu de gauche.
- Placez votre curseur sur Tâches, Doctolib Siilo, ou Messagerie Patients, puis créez une tâche ou écrivez un nouveau message.
- Le menu de Téléconsultation est également disponible en haut de l’agenda.
- L’accès aux paramètres a été positionné également en haut à droite de l’agenda. La page des paramètres a été refondue pour vous proposer les modifications de paramètres les plus recherchées immédiatement.
Le design de l'agenda Doctolib
Le design de l’agenda Doctolib évolue afin d’améliorer l’expérience en termes de clarté, d’accessibilité, de facilité d’utilisation et de cohérence.
Modification des informations de votre patient
Les informations de votre patient sont modifiables directement depuis la fiche de création de rendez-vous.
Possibilité d’ajouter une raison lors de l’annulation ou du report d’un rendez-vous
Lorsque vous créez une absence sur une plage contenant des rendez-vous à venir, communiquer à vos patients, si vous le souhaitez, la raison pour laquelle vous devez annuler ou reporter leur rendez-vous.
Visualisation des patients bloqués de la réservation en ligne
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Lorsqu’un patient est bloqué de la réservation en ligne, l’information est mise en évidence par le biais d’une pastille rouge “ Bloqué” à côté du nom de votre patient. Cette pastille est visible depuis la barre de recherche située en haut à gauche de votre écran, depuis le dossier de votre patient ainsi que depuis l’onglet Gestion des patients.
Plus d'options pour prévenir vos patient d’un retard
Dorénavant, en cliquant sur « Prévenir d’un retard » situé dans la barre d’Actions de la fiche rendez-vous, prévenez vos patients que vous avez 5, 10, 15, 20, 25 minutes de retard ou plus.
Affichage des vacances scolaires en vue agenda
Dorénavant, personnalisez l’affichage de votre agenda en affichant les vacances scolaires de la zone géographique de votre choix.
Anonymisation des données de vos patients en vue Liste
De la même manière que pour les vues Journée et Semaine, vous pouvez dorénavant anonymiser les données de vos patients en vue Liste en floutant les noms de ces derniers.
Ajout d’une barre de recherche dans la section Visibilité et réservation en ligne
Dans la section Visibilité et réservation en ligne de vos Paramètres, gagnez du temps en tapant le nom de l’agenda de votre choix dans la barre de recherche afin d’y effectuer les modifications souhaitées.
Amélioration de la formulation des libellés de la fenêtre de suppression d’un rendez-vous
Grâce à une amélioration des libellés de la fenêtre de suppression d’un rendez-vous, vous avez désormais une meilleure visibilité des actions et conséquences liées à la suppression d’un rendez-vous.
Voici un retour que nous avons pu lire sur la Communauté qui met en lumière le besoin d’améliorer les actions possibles à la suite d’annulation de rendez-vous :
Répétition d’un rendez-vous limitée à 100 rendez-vous
Lors de la création d’un rendez-vous, si vous choisissez de le répéter, un maximum de 100 rendez-vous seront créés simultanément dans votre agenda.
Développement de patientèle
Amélioration de la formulation du libellé d’ajout d’un patient à la liste d’attente
Lors de la prise de rendez-vous pour un patient, le libellé du champ Liste d’attente a été reformulé de manière à mieux comprendre, en un coup d’œil, le fonctionnement de la liste d’attente et quelles en sont les conséquences pour votre patient.
Prévention et continuité des soins
La Messagerie patients disponible sur l'application mobile
La Messagerie patients est disponible depuis votre application mobile Doctolib Pro. Envoyez des messages et répondez à vos patients depuis votre mobile lors de vos déplacements.
La création de nouveaux messages depuis différents emplacements dans votre agenda
La création de nouveaux messages à vos patients est maintenant disponible depuis différents emplacements dans votre agenda. Placez votre curseur sur la Messagerie patients dans le menu de gauche et rédigez votre message.
Envoi d’un e-mail en cas de messages non traités
Un e-mail de rappel vous sera envoyé si au moins 4 messages n’ont pas encore été traités, c’est-à-dire si vous n’avez pas encore modifié le statut du message ou qu’aucune action de votre part n’a été entreprise. Au maximum, vous recevrez un e-mail par semaine.
Possibilité de faire un retour à la ligne lors de la personnalisation d’une campagne de communication
Lorsque vous personnalisez une campagne de communication à destination de vos patients, effectuez désormais des retours à la ligne afin d’espacer les différentes informations présentes dans le message et apporter davantage de clarté.
Possibilité de bloquer les demandes patient de manière individuelle
Bloquer les demandes patient situé dans la barre d’Actions à droite du dossier de votre patient, vous l’empêchez de vous envoyer une demande.
Coopération entre soignants
Doctolib Siilo, réagir avec un emoji
Vous pouvez réagir à un message avec un emoji sur l’ordinateur et sur mobile.
Services et conseils sur mesure
Un conseiller dédié pour vous accompagner tout au long de votre parcours utilisateur
Conscients que votre satisfaction passe notamment par un accompagnement personnalisé, sur la durée et adapté à votre pratique, notre organisation a évolué. Chacun de vous a désormais un conseiller dédié, expert de votre spécialité et des solutions Doctolib, afin de vous accompagner tout au long de votre parcours.
Amélioration de notre centre d’aide grâce à l’IA
Le centre d’aide est accessible 24h/24, mis à jour en continu et disponible depuis votre solution Doctolib. Nous mettons à votre disposition des tutoriels, articles et vidéos d’aide afin de rapidement répondre à vos besoins. Renforcée cette année par l’intelligence artificielle, celle-ci vous apporte une réponse immédiate à vos questions sans avoir à chercher dans les articles. Par exemple, si vous souhaitez nous écrire un message, nous vous poussons les articles qui semblent correspondre à votre besoin :
Réceptivité de notre support client
Notre objectif, depuis notre lancement, est de vous répondre le mieux et plus rapidement possible, tout en vous proposant des solutions les plus simples et intuitives possible, de sorte d’être le plus autonome possible. Nous avons amélioré nos délais de réponse en 2024 (nous les réduirons encore plus l’année prochaine) ainsi que notre capacité à résoudre votre demande dans un court délai.
Pour information, si vous souhaitez échanger en direct avec notre service client, l’équipe est joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h. Le délai d’attente est en moyenne inférieur à 1 min. Ensuite, vous pouvez accéder à votre historique de demandes pour suivre leur avancement ou retrouver les réponses à vos questions passées.
Stabilité de nos solutions
Plusieurs de nos équipes se concentrent au quotidien sur des projets d’amélioration de la structure des solutions Doctolib, qui leur prend une part conséquente de leur emploi du temps. Ceci afin de consolider les codes associés à chaque fonctionnalité, améliorer leur réactivité et diminuer le risque d’incident.
Les éléments améliorés sont assez techniques, et nous pourrions en citer des centaines mais pour donner 2 exemples concrets, nos ingénieurs ont travaillé :
- À accélérer le rafraîchissement de l’interface des télésecrétaires, qui se charge maintenant en 0,25 seconde au lieu de plus d’une seconde auparavant.
- À améliorer la reconnaissance des patients déjà existants dans la base de données lors de la prise de rendez-vous en ligne ou des demandes de patients, afin de réduire la création de doublons.
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3. Augmenter et/ou sécurisez vos revenus
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Notre objectif, au travers des fonctionnalités améliorées et développées dans cette partie, est de vous aider à :
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Avoir une patientèle élargie et plus qualifiée (ex: adressage de patients entre soignants) ;
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Améliorer vos résultats financiers (ex: avec une meilleure visibilité en ligne).
[center] Voici ce qui a été amélioré et lancé [/center]
Gestion et secrétariat numérique
Mise en place d’actions et paramètres afin de lutter contre l’absentéisme
La section Contacter le support vous offre des actions et paramètres visant à lutter contre l’absentéisme. En mettant en œuvre ces paramètres et en adoptant des habitudes d’utilisation efficaces, vous serez en mesure de réduire de manière significative les désistements et d’obtenir une meilleure visibilité sur l’assiduité de vos patients.
Possibilité de choisir le délai d’annulation d’un rendez-vous pour un motif de consultation
Ou encore :
Dans le processus de création ou d’édition d’un motif de consultation, vous avez désormais la possibilité de spécifier le délai d’annulation par motif, délai selon lequel vos patients ne pourront plus annuler leur rendez-vous depuis leur compte patient Doctolib.
Développement de patientèle
Application Doctolib pour les patients disponible en anglais
Possibilité pour vos patients d’utiliser l’application Doctolib en anglais
L'ajout de nouveaux actes et expertises
De nouveaux actes et expertises ont été ajoutés, tels que
- certificat d’aptitude au sport pour les médecins généralistes
- dispositif Santé Psy Étudiant & Dispositif Mon Soutien Psy pour les psychologues
- Accouchement par césarienne pour les gynécologues
- Bilan basse vision pour les orthoptistes
- Suivi de diabète pour les infirmiers
- Maison de retraite
L'ajout de nouvelles consignes disponibles lors de la prise de rendez-vous
De nouvelles consignes ont été ajoutés dans vos paramètres :
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Pour les infirmières : “Attention, ce rendez-vous aura lieu au cabinet infirmier et non à domicile. Si vous souhaitez faire une demande de soins à domicile, merci de revenir à la page précédente afin de sélectionner le motif correspondant.”
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Pour les pharmacies : “Munissez vous de l’ordonnance de votre médecin avec la mention du motif pour lequel vous avez pris rendez-vous.”
Informations complémentaires sur la visibilité et le référencement sur le site patient
Informations complémentaires sur la visibilité et le référencement sur le site patient doctolib.fr : les spécificités en lien avec la visibilité et le référencement sur le site patient doctolib.fr ont été détaillées et clarifiées.
Uniquement les praticiens équipés de cette solution :
Nouveaux motifs de téléconsultation
Nous avons ajouté de nouveaux motifs de téléconsultation afin de mieux qualifier vos rendez-vous.
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Et la suite ?
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Merci encore pour le temps que vous consacrez à nous faire part de vos remarques et idées. Nous vous donnons rendez-vous :
- En début d’année, pour vous partager notre feuille de route produit des 6 prochains mois.
- Chaque début de mois, avec notre article disponible dans le Centre d’aide nommé “Découvrir toutes nos nouveautés produit”, qui récapitule les principales évolutions réalisées sur le mois écoulé. C’est cet article qui nous a aidé à rédiger cette rétrospective
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Belle journée,
Flore et l’équipe Doctolib.
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