Chère Communauté,
Nous vous présentions la nouvelle fonctionnalité de Paiement en ligne lors des innovations du printemps 2024, et la voilà officiellement sortie depuis quelques semaines pour les utilisateurs de nos solutions financières.
Pour ceux qui débutent avec cette fonctionnalité ou pour ceux qui ne l’auraient pas encore testée, voici quelques conseils pour que le Paiement en ligne n’ait plus de secrets pour vous.
Qu’est-ce que le Paiement en ligne ?
Avec le Paiement en ligne, vous pouvez proposer à vos patients de pré-enregistrer leurs coordonnées bancaires en amont du rendez-vous. Le patient vous autorise à utiliser le paiement en ligne. Cette autorisation est valable pour un praticien à la fois et aucune empreinte bancaire n’est nécessaire.
Grâce à ce nouveau moyen de paiement, vous préparez la facture comme d’habitude et vous n’avez plus besoin d’encaisser manuellement vos patients, vous pouvez les facturer en un clic en fin de séance ou consultation
Une fois la consultation terminée, pour facturer vos patients vous n’aurez plus qu’à déclencher le paiement en cliquant sur “Valider et débiter”, comme illustré ci-dessous.
Après le rendez-vous, les patient reçoivent une confirmation de paiement. De votre côté, vous recevez par virement vos paiements patients une fois par semaine. Plus besoin de se déplacer à la banque pour vos dépôts de chèques ou espèces.
Vous pouvez utiliser le Paiement en ligne gratuitement jusqu’au 31 Décembre 2024.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous appliquez le tiers payant partiel ou en l’absence de tiers payant.
Comment l’activer ?
Afin d’activer ce mode de paiement, cela dépend si vous avez :
Déjà souscrit à la téléconsultation
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Cliquez sur Factures ou Gestion des revenus dans le menu de gauche.
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Cliquez sur l’encart Gagnez du temps avec le paiement en ligne dans la section Paiement.
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Cochez J’ai lu et j’accepte les Conditions spécifiques après avoir lu la page décrivant le paiement en ligne.
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Puis cliquez sur Activer le paiement en ligne.
Jamais souscrit à la téléconsultation
Dans ce cas, il faut d’abord préparer les documents suivants pour pouvoir ouvrir un compte auprès de notre prestataire bancaire (Adyen) :
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Photos du recto et verso de votre pièce d’identité.
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Un RIB, sur lequel vous souhaitez recevoir les versements de vos honoraires.
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Votre numéro de SIREN à jour.
Une fois l’inscription auprès de notre prestataire effectuée, vous devez activer le paiement en ligne comme suit :
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Cliquez sur Factures ou Gestion des revenus dans le menu de gauche.
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Dans la section Paiement, cliquez sur l’encart Gagnez du temps avec le paiement en ligne.
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Cochez “J’ai lu et j’accepte les Conditions spécifiques” après avoir lu la page décrivant le paiement en ligne.
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Cliquez sur “Activer le paiement en ligne”.
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Vous serez alors redirigé vers le formulaire à remplir pour créer votre compte de paiement. Dans la section Activité professionnelle, remplissez votre SIREN, et dans la section Informations personnelles, vérifiez vos informations personnelles et ajoutez une pièce d’identité.
Comment informer vos patients de ce nouveau mode de paiement ?
Vous pouvez leur envoyer un message grâce à la Communication groupée, où un nouveau modèle de message a été mis à votre disposition. Pour ce faire, allez dans l’onglet Gestion des patients, puis dans Communication groupée aux patients où vous trouverez le modèle ci-dessous.
Cependant, veuillez noter que ce modèle ne peut être utilisé qu’une seule fois et uniquement si vous avez activé le paiement en ligne.
Informations complémentaires
Comment annuler une facture payée en ligne et en créer une nouvelle ?
Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes pour annuler une facture payée en ligne et en créer une nouvelle si nécessaire :
Supprimer la facture payée en ligne
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Rendez-vous dans le dossier du patient.
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Cliquez sur l’onglet Factures à gauche.
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Au niveau de la facture concernée, cliquez sur les trois points à droite, puis sur Supprimer la facture.
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Un message d’avertissement s’affichera pour vous informer que votre patient ne sera pas remboursé. Cliquez à nouveau sur Supprimer la facture pour confirmer.
Créer une nouvelle facture sans débiter le patient une seconde fois
Afin que votre patient ne soit pas débité deux fois, assurez-vous que le paiement en ligne n’est pas sélectionné lorsque vous créez la nouvelle facture.
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Rendez-vous dans le dossier du patient.
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A gauche, cliquez sur le plan de traitement à facturer.
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Cliquez sur Créer une facture en haut à droite.
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Remplissez le formulaire de facturation comme d’habitude.
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Dans la section Paiement en bas de page, dans le champ Mode de règlement, indiquez un moyen de paiement autre que le paiement en ligne.
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Validez la facture.
Modifier le mode de règlement de la nouvelle facture
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Rendez-vous dans le dossier patient
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Cliquez sur l’onglet Factures à gauche.
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Au niveau de la facture concernée, cliquez sur Visualiser.
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Dans l’encart Part patient, dans le champ Moyen de paiement, sélectionnez Paiement en ligne.
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Enregistrez les modifications.
Potentiels messages d’erreur lors du déclenchement du paiement en ligne :
- Erreur de validation de votre compte de paiement Adyen
Erreurs rencontrées dans votre compte de paiement
Afin de résoudre ces erreurs, vous devez suivre les étapes suivantes :
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Cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’agenda.
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Cliquez sur Mon Compte.
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Cliquez sur Paiement en ligne.
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Assurez-vous d’être dans l’onglet Configuration.
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Cliquez sur Modifier les informations du compte de paiement.
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L’interface de Adyen, notre partenaire de paiement, s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet de votre navigateur.
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Les éléments en erreur seront mis en évidence sur la page d’accueil et des détails supplémentaires seront affichés pour chacun.
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Identifiez l’erreur, puis modifiez les éléments concernés.
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Enregistrez le formulaire.
Erreurs liées à la vérification d’identité
Pour résoudre le problème lors de la réception de ces messages : “L’image de la pièce ne répond pas aux critères requis” ou “L’image de la pièce d’identité est incomplète. Importez une image différente de la pièce d’identité”, il faut vérifier que votre pièce d’identité remplisse les critères suivants :
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Est en cours de validité et non endommagée.
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Il est recommandé de la prendre en photo plutôt que de la scanner.
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Les images doivent être en couleur.
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Le document complet doit être visible et tout le texte lisible.
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Le document doit être entier, non coupé, net et sans reflets.
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Le recto et le verso doivent être fournis sur deux fichiers séparés.
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Les formats JPG, JPEG, PDF ou PNG sont acceptés, jusqu’à 4MB.
Si vous rencontrez les messages suivants : « Les coordonnées personnelles ne correspondent pas à la pièce d’identité. » ou « Le nom de famille ne correspond pas à celui figurant sur la pièce d’identité. », il faut vérifier que :
- Toutes les informations que vous avez communiquées dans le formulaire sont correctes et identiques à celles de votre pièce d’identité.
- Le nom figurant sur le RIB correspond bien à la dénomination sociale du SIREN.
Erreurs liées à la vérification du compte bancaire
Si le message “Le relevé bancaire ne répond pas aux critères requis ” s’affiche, il faut vérifier que le document de relevé indique les informations suivantes :
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Le nom du titulaire du compte
- Il doit correspondre au nom de votre entité légale.
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Le numéro de compte ou IBAN doit être visible.
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Le nom ou le logo de la banque doit être visible.
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Le RIB doit dater de moins de 12 mois.
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Si le compte bancaire est émis sous le nom commercial, il peut être nécessaire de fournir un document justificatif afin d’établir un lien entre l’entité juridique et le nom commercial.
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Les formats JPG, JPEG, PDF ou PNG sont acceptés, jusqu’à 4MB.
Erreurs liées à un écart entre les dénominations sociales sur le SIREN et sur l’IBAN
Adyen vérifie que la dénomination sociale du SIREN saisie correspond précisément au nom affiché sur le RIB.
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Si vous souhaitez recevoir les versements sur le compte bancaire de votre structure, renseignez le SIREN de cette structure.
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Si vous souhaitez recevoir les versements sur un compte bancaire à votre nom, renseignez votre SIREN individuel.
Erreurs liées à la vérification de l’activité professionnelle
Si un des messages suivants s’affiche :
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« Les informations sur l’entité juridique n’ont pas pu être vérifiées. »
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« Le nom de l’entité juridique ne correspond pas à celui figurant sur le registre. »
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« Le numéro d’immatriculation ne correspond pas à celui figurant sur le registre. »
Vérifiez que les documents fournis (Avis de situation Sirene, attestation fiscale URSSAF et le justificatif INSEE) indiquent bien :
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Votre numéro de SIREN/SIRET.
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Le nom de votre entité légale.
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La date d’émission doit être visible et dater de moins de 12 mois.
- Erreur lors du déclenchement du paiement en ligne
Ces erreurs peuvent être dues à trois raisons
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Erreur “Carte refusée” : le paiement a été refusé par notre partenaire de paiement en ligne en raison d’un manque de fonds, d’une carte bloquée ou d’un plafond de paiement atteint.
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Erreur de montant maximum : le montant maximum de la consultation a été atteint. Actuellement, les paiements en ligne pour des montants supérieurs à 200€ sont bloqués.
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Erreur technique : autre erreur technique.
Si vous rencontrez l’une de ces erreurs, nous vous conseillons de changer de mode de paiement.
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J’espère que ces conseils et informations vous aideront à adopter pleinement le Paiement en ligne, et à vous faire gagner du temps.
Si vous avez des questions ou des suggestions, n’hésitez pas à les écrire en commentaire 
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Belle journée
Pour information, les frais bancaires sont gratuits jusqu’à la fin de l’année.