Bonjour à toutes et à tous,
Dans le quotidien d’un cabinet médical, le téléphone sonne sans cesse (en moyenne, 300 appels par mois). Entre les demandes de rendez-vous, les questions des patients et la gestion administrative, vous et vos équipes êtes souvent débordés. Pour vous permettre de gagner en sérénité et en efficacité, nous avons mis au point, en collaboration avec des soignants, l’Assistant téléphonique Doctolib. Un outil que le docteur G., dentiste et pionnière Doctolib, utilise depuis son lancement en fin d’année dernière. Elle nous explique pourquoi.
Mais avant de rentrer plus en détail dans son témoignage voici un petit résumé de comment fonctionne l’Assistant téléphonique Doctolib
L’Assistant téléphonique est un service configurable selon les besoins de votre pratique. Lorsqu’un patient appelle votre cabinet, il tombe sur l’Assistant qui va, au choix :
- Prendre rendez-vous avec le patient, directement dans votre agenda Doctolib
- Enregistrer la demande du patient, la synthétiser et vous la transmettre via la Messagerie patients
- Répondre directement au patient pour certaines demandes simples
- Transférer certaines demandes vers un autre numéro si vous le souhaitez
Vous pourrez ensuite accéder à tous vos messages ainsi qu’à leur retranscription sur votre application mobile Doctolib Pro ou depuis votre compte Doctolib. Enfin, si vous le souhaitez, l’Assistant téléphonique peut répondre à vos patients en dehors de vos horaires d’ouverture, 24h/24 et 7j/7.
Qu’est-ce qui a changé dans votre cabinet depuis que vous utilisez l’Assistant téléphonique Doctolib ?
Le bruit joue un rôle crucial dans l’atmosphère d’un cabinet dentaire. Au fil des ans, la pollution sonore peut affecter la sérénité ambiante. Avec l’Assistant téléphonique, il y a moins de sonneries et donc… plus de silence.
Qu’est-ce qui vous a donné envie de tester cet outil ?
Je travaille avec Doctolib depuis un certain temps maintenant. J’étais ravie de pouvoir faire partie des bêta-testeurs et de pouvoir utiliser l’outil en avant-première. Et puis, ça me paraissait important de travailler avec un outil de mon temps.
Pourquoi conseillez-vous aux autres soignants de tester l’Assistant téléphonique ?
Le gain de temps permis par l’Assistant téléphonique est considérable. J’ai retrouvé du temps pour les soins de mes patients et nos assistantes dentaires ont retrouvé du temps pour se consacrer à d’autres tâches et passer plus de temps au fauteuil avec nous. Mais ce n’est pas tout. Avec l’Assistant, les patients peuvent laisser un message ou prendre un rendez-vous directement. Le téléphone est systématiquement décroché et chaque patient a donc été écouté. C’est capital pour moi et mon équipe.
Avez-vous remarqué des choses à corriger dans la version actuelle de l’outil ?
Il arrive que l’Assistant ne comprenne pas bien le nom des patients ou leur date de naissance. Quelques propositions de l’IA restent à corriger. Par exemple, il donne rendez-vous pour une “pastille” au lieu d’une “carie”… Ça me fait sourire et je suis certaine que ces petites coquilles sont en passe d’être résolues. D’ailleurs, je me dois de souligner à quel point l’Assistant s’est amélioré depuis la phase de bêta test. Nos retours ont vraiment été pris en compte !
Autre remarque, je trouve que la voix qui répond est déjà relativement humaine. Avec le bruit du clavier et les petits temps de latence, on s’y croirait. Mais peut-être pourrait-on ajouter une musique d’attente ou, en fond, une ambiance sonore de cabinet dentaire ? Je trouve aussi que la reconnaissance du numéro de téléphone pourrait accentuer encore un peu la personnalisation du service. Un “Bonjour Monsieur Martin”, c’est toujours mieux qu’un “bonjour” tout court !
Et vos patients, que pensent-ils de ce nouvel accueil téléphonique ?
Au début, j’ai été surprise par certaines réactions. Certains de mes patients me disaient “Si c’est une machine, je raccroche !”, souvent les trentenaires d’ailleurs ! Mais à force d’en parler, ils sont de plus en plus nombreux à comprendre l’intérêt du dispositif et à en reconnaître les bienfaits. Je suis sûre qu’avec encore un peu de temps et de pédagogie, l’Assistant téléphonique fera l’unanimité auprès de la patientèle de mon cabinet.
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Vous utilisez déjà l’Assistant téléphonique ? N’hésitez pas à partager vos retours.
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Belle journée 