Optimisez l'utilisation de la Messagerie patients 🚀

[InèsBelKahia]

Chère Communauté ,

Vous êtes nombreux à nous avoir remonté que, malgré l’activation de la Messagerie patient, vos patients continuent à vous appeler ou à vous envoyer des e-mails.

Pour remédier à cela nous vous proposons cet article décrivant 4 étapes clés pour informer vos patients qu’ils peuvent vous contacter via la Messagerie patient. Vous pouvez bien entendu paramétrer les sujets pour lesquels vous souhaitez recevoir des demandes, qui seront directement liées au dossier du patient, tout en respectant les exigences de protection des données de santé pour garantir un échange sécurisé.

Mettre à jour votre répondeur téléphonique

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Tous les patients qui vous appellent seront informés qu’ils peuvent également vous contacter facilement via la Messagerie patient sur Doctolib. Cela vous permettra de réduire considérablement le volume d’appels.

Vous trouverez ci-dessous une suggestion de texte pour votre répondre, n’hésitez pas à l’adapter à vos besoins.

Exemple 1

« Cher patient,

Notre cabinet est actuellement fermé.

Si vous souhaitez prendre rendez-vous, nous vous invitons à vous rendre sur le site ou l’application Doctolib. Pour toute demande non urgente, vous pouvez également envoyer une demande au médecin directement depuis Doctolib.

Notre cabinet est ouvert de … à …

En cas d’urgence, veuillez contacter le 112. »

Exemple 2

« Cher patient,

Afin d’éviter les longs délais d’attente, nous vous invitons à vous rendre sur le site ou l’application Doctolib pour prendre rendez-vous. Pour toute demande non urgente, vous pouvez également envoyer une demande au médecin directement depuis Doctolib.

Veuillez patienter quelques instants pour être mis en relation avec notre secrétariat. »

Ajout d’une réponse automatique à vos mails

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En configurant une réponse automatique à vos emails, tous vos patients seront informés qu’ils doivent soumettre leur prochaine demande via Doctolib.

Normalement, il est possible de configurer un message automatique à partir des paramètres de votre messagerie électronique.

Voici un exemple de réponse automatique que vous pouvez utiliser. N’hésitez pas à l’adapter à vos besoins.

Exemple

« Cher patient,

Merci de nous avoir contactés par email. Afin d’accélérer le traitement de votre demande et d’emprunter un canal sécurisé, nous vous invitons à l’envoyer directement via le site ou l’application Doctolib, à travers mon profil (lien à fournir).

Cordialement, »

Mettre à jour votre profil Doctolib

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Supprimez votre adresse e-mail de votre profil Doctolib pour éliminer les canaux de communication supplémentaires. Pour ce faire, allez sur votre calendrier Doctolib et cliquez sur votre photo de profil. Cliquez ensuite sur « Profil Doctolib en ligne ». Puis, cliquez sur le symbole du crayon à côté de la section correspondante de votre profil, supprimez votre adresse e-mail et enregistrez les modifications.

Envoi d’une communication groupée à vos patients

Plus de détails

Informez vos patients en seulement quelques clics sur la fonctionnalité de demandes des patients.

Grâce à la messagerie groupée, vous pouvez envoyer un message à tous vos patients ayant accepté de recevoir des notifications par SMS et e-mail, les informant qu’ils peuvent désormais vous contacter directement via Doctolib pour leurs futures demandes, et qu’ils n’ont plus besoin d’appeler ou d’envoyer des e-mails.

Dans cette FAQ, vous trouverez tous les détails pour créer une notification aux patients afin d’informer vos patients.

J’espère que ces conseils pourront vous aider !

N’hésitez pas de faire part de vos questions et avis en commentaire

Belle journée

[Raphaël-Colboc]

Merci Inès pour toutes ces précisions !

Bonne journée,

[Drjacqueseymer]

Il serait également utile de mettre une réponse automatique à votre messagerie, vu que cela est pratique pour les boites mails, cela le serait également pour votre messagerie.
Cordialement

[Dr_Petitjean_Olivier]

Effectivement cela s’impose notamment en cas d’absence ou pou informer de délai de pris en charge des messages (vacances ou we etc…). il ne faudrait pas que les patients s’imaginent avoir un whats app avec leurs praticiens.

[DrJOUCKElena]

Bonjour,
En effet ce serait vraiment intéressant de pouvoir laisser un message personnalisé d’absence sur la messagerie doctolib.
Bonne journée,

[Deschampscarole]

Bonjour,
j’aimerais savoir si on peut faire un message groupé pour tous mes patients d’une journée pour les prévenir que l’ascenseur est en panne. Je suis actuellement obligé de faire un par un et c’est tout de même long, même avec des copier/coller.
Pouvoir sélectionner la journée/demi-journée/semaine/etc et envoyer un message groupé.
Je suis secrétaire médicale et je ne trouve pas la fonction envoi groupé.

Et effectivement pouvoir envoyer une réponse automatique d’absence ou autre serait top !

[Flore_Jobic]

Bonjour @Deschampscarole,

Concernant votre premier point, il n’est pas prévu de permettre l’envoi de messages groupés à tous les patients d’un même créneau de consultation pour le moment. Cependant, nous avons bien transmis ce besoin à nos équipes produit.

En ce qui concerne la réponse d’absence, c’est une évolution que nos équipes prévoient de développer. Je n’ai pas encore de date à vous communiquer, mais nous ne manquerons pas de vous tenir informé des évolutions.

Belle journée

[LenogueClément]

Bonjour,
Je travaille dans un cabinet pluri pro, dans notre organisation il nous serait très pratique de pouvoir sélectionner les filtres par défaut de la messagerie patient (notamment afficher toutes les messageries et non la nominative) afin de ne rater aucun message en cas d’absence d’un collegue. Est ce prévu ?
Idem dans taches, est il possible de sélectionner les filtre d’affichage par défaut? cela permettrait de personnaliser en fonction du fonctionnement de chaque centre.
Bonne journée
Clément

[Flore_Jobic]

Bonjour @LenogueClément je remonte vos suggestions à nos équipes.

Belle journée

[Flore_Jobic]

Bonjour @LenogueClément Merci pour votre retour, je le remonte à nos équipes.
Belle fin de journée

[Dr_SAYEH_Jordan]

Bonjour,

Serait-il possible de pouvoir personnaliser un peu plus les horaires d’ouvertures de la messagerie patient ? Par exemple que les patients ne puissent pas nous laisser des messages les weekends, les vacances ou en heures non ouvrables ?? Parce qu’avoir 12 messages quand on rentre de weekend le lundi à 8h du matin c’est une charge administrative supplémentaire, alors qu’avec un secrétariat physique les gens attendraient l’ouverture du cabinet. Merci

[stephaniethomas]

Serait-il possible d’avoir un paramétrage qui permettrait d’envoyer des messages/ docs aux patients mais qu’ils ne puissent pas le faire de leur côté? Aujourd’hui la fonction est « envoyer et recevoir », il faudrait pouvoir dissocier les deux.

[Flore_Jobic]

Bonjour @stephaniethomas

Il est déjà possible de différencier les deux. Si vous désactivez la messagerie patients, vous avez tout de même la possibilité de leur envoyer un message et/ou document. À la suite de ce message, vous pouvez cocher une case qui permet exceptionnellement au patient de répondre si vous le souhaitez.

[Flore_Jobic]

Bonjour @Dr_Petitjean_Olivier

Nous allons travailler en ce début d’année sur une fonctionnalité qui vous permettra de mettre un message d’absence pour prévenir vos patients de vos absences. Pour le moment, je peux vous conseiller de désactiver la messagerie le week-end et de la réactiver le lundi matin.

Belle journée

[stephaniethomas]

Après avoir passé un moment au téléphone avec le centre d’aide, je vous confirme ma demande: je souhaiterais que nous puissions choisir si un patient peut ou pas nous envoyer un document, lié à un rendez-vous à venir. Aujourd’hui ce n’est pas possible.

[Flore_Jobic]

Bonjour @stephaniethomas Pardon je n’avais pas bien compris votre demande, je croyais que vous me parliez de la messagerie patient. Est-ce que vous me parlez bien des documents que vous recevez dans l’onglet préparation des rendez-vous ?

[stephaniethomas]

Oui il s’agit bien de cela.

[FIORDALISIPERR]

C’est quelque chose qui me manque aussi de mon côté. Même en cas d’abcence de pouvoir faire un message un peu plus personnalisé aux patients de la journée pour les prévenir car même en annulant par doctolib ma journée, certains me renvoie un texto pour être sûr que ce n’est pas une erreur…

[DrAurelMarie]

Bonjour,

Impossible pour moi d’utiliser la messagerie patient sans réponse automatique. J’aimerais savoir si Doctolib travaille sur une IA qui permettrait de trier et filtrer les demandes des patients en amont de l’envoi de leurs messages ? (exemple : réponse automatique : "le Dr Aurel est en congés, souhaitez-vous quand même la contacter " Si oui pour quelles raison : choix multiples : Suivi de consultation récente, retour de bilan, suivi de maladie chronique… et si c’est pour un conseil médical : message automatique de réponse : absence et lien pour consulter un autre praticien…

Merci pour votre retour,

Bonne journée !

[julie_massard]

Bonjour @DrAurelMarie

Je vous confirme que nous explorons actuellement ce sujet

Nous n’avons pas encore de timing défini sur le lancement de cette fonctionnalité, nous vous tiendrons informée quand nous aurons plus de visibilité.