Bonjour Ă toutes et Ă tous,
Cette année 2023 a été remplie de nouveautés sur votre logiciel Doctolib Kiné et il est l’heure de faire le point ! Découvrez sa rétrospective et ce qui vous attend pour le début d’année 2024.
Bonne lecture 
Rétrospective de l’année 2023 : tous les grands projets de l’année
La création de traitement : rapide et sans friction
Cette année, vous avez pu constater plusieurs évolutions que nous avons apportées sur l’expérience de création de traitement, afin de vous faire gagner du temps.
Créer un traitement sur une seule page
Nous avons regroupé toutes les sections qui composent un traitement sur une seule et même page, afin de :
- vous donner une vue complète du traitement et de le créer en une étape
- vous donner la possibilité de créer un traitement incomplet en deux clics (et revenir le compléter plus tard)
Créer un traitement sans avoir à lire la carte Vitale : sur ordinateur comme sur mobile
Sur cette même interface, vous pouvez créer un traitement et coter des actes même si votre patient a oublié sa carte Vitale (ou n’en possède pas). La séance rattachée à ce traitement est immédiatement comptabilisée dans le chiffre d’affaires et/ou les rétrocessions sur les séances effectuées.
Il est pour l’instant toujours nécessaire de récupérer les informations d’Assurance Maladie pour commencer à facturer les séances de ce traitement en FSE.
Consultez l’article du Centre d’Aide dédié
Les rétrocessions pour tous
Calculer les rétrocessions de son équipe
Que vous soyez collaborateur ou titulaire, vous pouvez paramétrer et créer (modifier et supprimer) une rétrocession pour vos collègues. Choisissez votre statut et sélectionnez pour qui le calcul sera effectué (comme ci-dessous), puis remplissez le formulaire affiché.
Vous pouvez aussi calculer une rétrocession pour un collaborateur qui n’utilise pas Doctolib Kiné.
Faire des rétrocessions à domicile
Vous n’avez plus à renseigner les indemnités forfaitaires ou kilométriques pour qu’une séance soit comptabilisée comme étant à domicile : cochez simplement sur le bouton “visite à domicile” dans le traitement ou dans la facture pour que la séance soit comptabilisée en tant que telle.
Un suivi des traitements Ă facturer plus intuitif
Cette année, la page Impayés a fait peau neuve pour devenir Traitements à facturer. Sur cette interface, vous retrouvez tous les traitements de vos patients, que vous pouvez filtrer par statut et/ou par date de séance.
La restructuration de la page vous permet de visualiser plus facilement vos traitements, de compléter les informations manquantes en quelques clics (informations de facturation), d’envoyer des messages de recouvrement et/ou de créer une facture.
Une gestion de vos revenus en temps réel
La page Revenus a connu beaucoup d’améliorations cette année afin de vous donner une vision plus complète de vos revenus et de votre activité.
Aujourd’hui, vous pouvez visualiser les informations relatives aux revenus sur la période sélectionnée (le chiffre d’affaires effectué, à la facturation des séances, au paiement des séances facturées) et sur l’historique de facturation.
D’ici début 2024, vous pourrez bénéficier d’une interface encore plus optimisée.
Rendez-vous un peu plus bas pour découvrir les nouveautés prévues en janvier.
Une expérience de télétransmission plus fluide
Cette année, nous avons travaillé l’expérience de télétransmission, de l’émission à la réception, en passant par la correction occasionnelle des factures en erreur.
Amélioration de l’émission des factures
Vous pouvez désormais suivre le chargement et l’envoi des lots de factures à l’Assurance Maladie à 3 endroits différents sur la page Factures. Une fois le lot envoyé, une notification apparaît en bas à gauche de votre écran.
Meilleur accompagnement dans la gestion des lots en erreur et des factures rejetées
Nous avons également enrichi la page de liste des factures pour vous offrir un accès facilité aux factures, aux lots de factures et aux lots de justificatifs SCOR.
Vous pouvez aussi bénéficier de nouveaux éléments sur cette interface :
- Une barre de recherche dans chaque onglet pour chercher par numéro de facture ou de lot
- Des libellés plus clairs sur le statut d’envoi des lots de factures
- Des messages d’accompagnement lorsque Doctolib ne parvient pas à renvoyer automatiquement les lots en erreur
Pour en savoir plus, consultez l’article dédié sur la Communauté.
Une application mobile optimisée
L’application Doctolib Pro a aussi connu quelques changements en 2023 : une amélioration du parcours de facturation, la création de traitement directement depuis la séance et sans carte Vitale, et l’import d’ordonnances.
Le saviez-vous ? 60% des kinésithérapeutes qui ont déjà essayé les fonctionnalités de mobilité, les utilisent à nouveau de manière régulière !
Découvrez comment Edouard, kiné à Lyon, utilise l’application mobile Doctolib :
L’application mobile vous intéresse ?
Consultez l’article du Centre d’Aide Prendre en main l’application Doctolib Kiné pour en savoir plus.
Quel est le programme du début d’année 2024 ?
Un nouveau visage pour le dossier patient
Notre première résolution 2024 est de continuer à vous faire gagner du confort et du temps dans votre utilisation de Doctolib Kiné. C’est la raison pour laquelle nous travaillons sur un tout nouveau dossier patient, dont la sortie est prévue fin janvier.
Cette nouvelle interface vise Ă vous fournir un espace de travail efficace et intuitif :
Tout d’abord, la section Historique deviendra Plans de traitement. Vous y trouverez :
- Vos plans de traitements en cours
- Un onglet dédié au hors nomenclature
- Un onglet centralisant les séances à associer comme ci-dessous (qui ne sont ni dans traitements ni dans hors nomenclature)
Nous allons ajouter deux nouvelles entrées dans le menu de gauche :
- Les traitements archivés
- Les documents (regroupant tous les documents importés pour ce patient sur Doctolib)
Dans chaque traitement, vous pourrez retrouver deux sections distinctes :
- La liste des séances
- Les éléments du suivi patient (bilan, documents liés au traitement, notes)
Vous pourrez découvrir plus en détails ce nouveau dossier patient dans un article dédié sur la Communauté qui sera publié dans les prochains jours.
Un tableau de bord complet de votre activité
Dès ce début d’année, vous pourrez bénéficier d’un tableau de bord complet de votre activité.
Afin de vous proposer une vue 360° sur vos revenus et votre activité, nous allons fusionner les pages Revenus et Factures. Vous pourrez donc effectuer toutes les actions liées à la télétransmission depuis la page Revenus, comme ci-dessous :
Les données mutuelles de vos patients intégrées en 1 clic
Dès le début de l’année, nous allons développer des nouveautés pour vous aider à récupérer très facilement les informations des mutuelles de vos patients.
Envoi par vos patients avant la séance
Grâce aux consignes, vous pourrez demander à vos patients de vous partager leur carte de tiers-payant en amont de la séance, depuis leur compte Doctolib.
Retrouvez ce document dans l’onglet « Suivi patient » et activez la complémentaire du patient en 1 clic : nous nous chargerons de récupérer automatiquement le détail de la carte tiers payant de votre patient grâce à la lecture du Datamatrix.
Scan du QR Code pendant la séance
Si certains patients ne partagent pas leur carte avant la séance, il vous sera aussi possible de la scanner pendant la séance, depuis votre ordinateur ou depuis votre smartphone grâce à votre appareil photo. Nous récupérerons aussi automatiquement toutes les informations de la carte tiers payant.
Quelles sont les actualités de 2024 ?
Les nouveautés de la MGEN au 1er janvier 2024
Depuis le 1er janvier 2024, la MGEN a introduit une nouvelle carte de tiers payant en plus de la carte Vitale :
- La carte Vitale justifie les droits à l’Assurance Maladie Obligatoire uniquement
- La carte de tiers-payant justifie les droits à la complémentaire santé MGEN
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article dédié qui reprend toutes les nouveautés de la MGEN en détail.
Introduction de la nouvelle nomenclature kiné 2024-2025
Dès le 22 février 2024, toutes les nouveautés liées à la nouvelle nomenclature seront téléchargées automatiquement dans votre logiciel.
Qu’est-ce qui change ?
L’avenant 7 signé en juillet 2023 justifie l’apparition de 51 nouveaux actes et 20 nouvelles lettres clés dans la nouvelle nomenclature kiné, ainsi que des revalorisations tarifaires.
Pour découvrir tous les changements que comprend l’avenant 7, vous pouvez consulter nos articles du Centre d’Aide dédiés :
- Avenant 7 : ce qu’il faut retenir de la nouvelle nomenclature kiné
- Avenant 7 : renouveler une prescription médicale de moins d’un an dans Doctolib Kiné
- Avenant 7 : créer un plan de traitement en accès direct sans prescription médicale dans Doctolib Kiné
Arrivée de la carte Vitale dématérialisée dans les départements éligibles
Nos équipes ont travaillé sur l’intégration de la Carte Vitale dématérialisée (appli carte Vitale) dans votre logiciel médical. Nos tests en partenariat avec les CPAM et le GIE nous ont montré des défauts d’usage, ce qui explique que cette fonctionnalité ait pris un peu de retard.
Nous sommes ravis de vous annoncer que l’appli carte Vitale (ApCV) est en cours de déploiement dans vos logiciels pour ceux qui pratiquent dans les départements éligibles, i.e. : Alpes-Maritimes, Bas-Rhin, Loire-Atlantique, Puy-de-Dôme, Rhône, Saône-et-Loire, Sarthe et Seine-Maritime.
Le déploiement de nouveaux départements se poursuivra au cours de l’année 2024.
Pensez-y !
Renouvellement des cartes mutuelles
Vous faites du Tiers-Payant AMC ? Pensez à demander si vos patients changent d’AMC ! Si la complémentaire de vos patients reste la même, vous pouvez prolonger ses dates de validité afin de ne pas être bloqué en ce début d’année.
Pour cela, rendez-vous sur la page Facturation : vous pouvez modifier les dates de la mutuelle à partir de l’icône crayon.
Toutes les réponses sont sur le centre d’aide
Consultez nos articles et tutoriels vidéos du Centre d’Aide pour vous auto-former et maîtriser votre logiciel.
Et après ?
Aidez-nous à construire la feuille de route ! Rendez-vous dans la section “Idées” de la communauté pour soumettre vos idées d’évolution ou voter pour les idées déjà soumises par vos confrères.
Vous souhaitez prendre part au développement des prochaines fonctionnalités ? Retrouvez l’ensemble des “propositions de co-construction de Doctolib sur la communauté”
Très belle nouvelle année à toutes et à tous,
L’équipe Doctolib.