Bonjour Ă tous et Ă toutes,
Je suis Lindsay, assistante dentaire auprès d’un chirurgien dentiste dans la région de Bordeaux. Je me suis également lancée à mon compte en parallèle pour exercer en tant que formatrice. Pionnière Doctolib depuis un moment, j’ai rejoint il y a peu la nouvelle communauté des « Légendes » Doctolib.
Un quotidien bien rempli, vous l’aurez compris, qui requiert d’autant plus d’adopter les bons réflexes pour travailler en toute sérénité.
Que nous soyons préparés à cela ou non, la gestion des urgences représente un aspect essentiel de notre travail. La capacité à réagir efficacement face à des situations imprévues peut faire la différence dans la vie des patients et renforcer la réputation du cabinet.
Voici mes 3 conseils pour une gestion efficace des urgences au cabinet !
La toute première étape pour gérer les urgences est la préparation.
Assurez-vous que l’équipe est formée régulièrement aux protocoles d’urgence et qu’elles soient capables d’anticiper le moindre cas à venir.
Avec Doctolib, je prévois des plages horaires dédiées exclusivement aux urgences : en fin de matinée, en fin de journée et/ou sur la pause déjeuner selon le rythme du praticien.
De plus, proposer des créneaux disponibles et réservables en ligne 24h avant seulement permettront par exemple aux parents de prendre rendez-vous pour leur enfant malade durant la nuit.
Enfin, chaque situation d’urgence peut nécessiter une plage horaire différente. Élaborez des protocoles spécifiques pour les scénarios courants tels que, dans notre cas, les abcès, les cellulites, les couronnes descellées, etc…
Évaluez et adaptez ce système par rapport aux périodes de l’année pour ne pas surcharger le planning et adapter en cas d’effectif de médecin réduit.
La communication est cruciale, et plusieurs outils pourront vous aider en un clic !
Il y a la communication entre pairs et pour cela…
Adoptez les bons réflexes : mettez en place des motifs clairs de consultation pour aiguiller le patient et, si vous travaillez pour un praticien, utilisez la fonctionnalité pour l’informer qu’un patient est en salle d’attente le jour J.
Une transmission rapide et précise des informations peut aider à coordonner les efforts et le traiter rapidement.
Établissez un plan de communication clair, en posant les bonnes questions afin d’établir un pré diagnostic et de prioriser les urgences de la journée.
Côté communication avec les patients…
Invitez-les à partager ses éventuels documents en amont du rendez-vous via Doctolib pour gagner du temps, et servez-vous des outils mis à disposition pour l’informer en cas de retard ou pour prévoir le prochain rendez-vous en un clic.
La messagerie patient vous sera elle aussi très utile, en amont de la consultation mais aussi après, pour l’informer des suites de soins et répondre à ses éventuelles questions additionnelles.
Vous n’êtes pas seul-e, et partager ici peut contribuer à nous entraider !
A travers la mise en place du programme Pionniers, mais aussi et surtout de la communauté des secrétaires et des assistants médicaux, nous espérons bien avec l’équipe Doctolib pouvoir partager et réfléchir à des solutions qui permettraient de toujours plus fluidifier ces problématiques quotidiennes.
Les urgences peuvent être stressantes pour les patients et l’équipe. Maintenir son calme et rassurer les patients est cependant primordial. La formation en gestion du stress peut être bénéfique pour l’équipe afin de rester efficace dans des situations tendues.
Comme vous l’aurez compris, la gestion des urgences en cabinet nécessite une préparation proactive, une communication claire, et des protocoles spécifiques. En tant qu’assistante dentaire ou secrétaire, la mise en place de ces pratiques renforcera la confiance des patients et contribuera au succès global du cabinet.
Quelle est votre expérience, comment vivez-vous cela et avez-vous des bonnes pratiques ?
Si vous avez vous-mêmes des astuces ou des expériences à partager, je serais heureuse de le faire avec vous dans un premier temps sous cet article !
A très vite,
Lindsay
