Chère communauté 
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Les vacances d’été approchant à grands pas, nombre d’entre vous se préparent à accueillir des remplaçants. C’est pourquoi nous souhaitons vous présenter un résumé de toutes les bonnes pratiques pour bien les intégrer sur Doctolib !
Quelles actions puis-je faire sur Doctolib ?
Sur l’agenda 
Créer un remplaçant et l'ajouter aux plages d'ouverture
Créer un remplaçant
Afin de créer un remplaçant il faut :
- Aller dans les Paramètres.
- Cliquer sur la rubrique Remplaçant puis sur Ajouter un remplaçant.
- Saisir son titre, son statut ainsi que ses coordonnées.
- Cliquer sur Ajouter le remplaçant.
Vous avez également la possibilité de créer un compte Doctolib pour votre remplaçant afin d’éviter de lui communiquer vos identifiants. Je vous invite à consulter cet article pour en savoir plus.
Au besoin, voici le lien vers une vidéo détaillant ces étapes.
Ajouter un remplaçant sur une journée
Afin d’ajouter le remplaçant sur une journée il faut :
- Se rendre en vue agenda, grâce au calendrier.
- Sélectionner la date à laquelle vous souhaitez ajouter un remplaçant.
- Cliquer sur
, puis sur Appliquer un remplaçant. - Sélectionner le remplaçant et cliquer sur Valider.
Je vous invite à regarder cette vidéo qui explique toutes les étapes à suivre pour ajouter un remplaçant sur une journée.
Ajouter un remplaçant sur une période définie
Pour ajouter un remplaçant sur une période définie, il faut :
- Se rendre sur la vue agenda puis cliquer sur Modifier les plages d’ouverture (Si vous avez plusieurs agenda, il faut cliquer sur celui qui est concerné)
- Sélectionner la date partir de laquelle vous souhaitez ajouter un remplaçant grâce au calendrier.
- Glisser votre curseur sur la plage d’ouverture, puis cliquez sur Modifier.
- Cliquer sur Ajouter un remplaçant. Si nécessaire :
- Modifier l’horaire de la plage d’ouverture.
- Cliquer sur Editer pour modifier les motifs de consultation, puis sur Valider.
- Sélectionner la durée de la période de remplacement puis cliquer sur Valider.
- Réitérer la procédure sur les autres plages d’ouverture concernées.
Vous trouverez une vidéo détaillant les étapes ici.
Annuler un remplaçant sur des plages d'ouverture
Annuler sur une journée
Pour annuler un remplaçant sur une journée, il faut :
- Se rendre sur la vue agenda et sélectionner la date souhaitée grâce au calendrier
- Cliquer sur dans la colonne à droite de la date
- Cliquer sur Annuler le remplacement et enfin sur Valider
Ici, vous trouverez une vidéo détaillant les étapes à suivre.
Annuler sur une période définie
Pour annuler un remplaçant sur une période définie, il faut :
- Aller dans Modifier les plages d’ouverture, puis grâce au calendrier, sélectionner la date à partir de laquelle vous souhaitez le supprimer.
- En glissant le curseur sur la plage d’ouverture, vous devez cliquer sur Modifier et sur le nom du remplaçant
- Sélectionner Aucun remplaçant
- Si nécessaire vous pouvez :
- Modifier l’horaire de la plage d’ouverture
- Cliquer sur Editer pour modifier les motifs de consultation
- Cliquer sur Valider et sélectionner la durée de l’annulation du remplacement.
- Enfin, cliquer sur Valider et réitérer la procédure sur les autres plages d’ouverture concernées.
Vous trouverez une vidéo détaillée montrant les étapes à suivre ici.
Créer des plages d’ouverture en série ou en quinconce pour un remplaçant ou un interne du cabinet
Paramétrer des plages d’ouverture en série pour des consultations plus longues
Supposons que le praticien titulaire assure des consultations d’une durée de 30 minutes les lundis, mardis, jeudis et vendredis, et que le remplaçant assure des consultations d’une durée de 45 minutes les mercredis. Pour cela il faut :
- Se rendre en vue agenda
- Cliquer sur Modifier les ouvertures, en haut à droite
- Pour le jour où votre collaborateur exerce : créer 4 plages d’ouverture paramétrées entre 9h00 et 11h45 avec 15 minutes de trou entre chaque plage.
- Réitérer l’action pour chaque plage d’ouverture
- Cliquer sur Revenir à l’agenda
Voici une vidéo détaillant les étapes à suivre.
Paramétrer des plages d’ouverture en quinconce pour des consultations plus courtes
Supposons que le praticien titulaire et le remplaçant assurent des consultations d’une durée de 45 minutes du lundi au jeudi, et des consultations d’une durée de 30 minutes le vendredi exclusivement. Pour cela il faut :
- Se rendre en vue agenda
- Cliquer sur Modifier les ouvertures situé en haut à droite
- Pour le jour où les plages d’ouverture sont plus courtes, créez 9 plages d’ouverture en quinconce, par exemple, d’une durée de 30 minutes chacune, et paramétrées entre 9h00 et 13h45 (la première plage aura donc lieu entre 9h et 9h45, la seconde plage débutera à 9h30 pour se terminer à 10h15 et ainsi de suite).
- Lorsque vous avez paramétré la plage d’ouverture, cliquer sur Oui, créer la plage
- Réitérer l’action pour chaque plage d’ouverture.
- Lorsque toutes les plages ont été paramétrées, cliquer sur Revenir à l’agenda
Prévenir les patients
Afin d’informer vos patients de votre départ en vacances et de la présence d’un remplaçant, vous pouvez :
Envoyer une communication groupée
- Cliquer sur Gestion des patients dans le menu de gauche de votre agenda
- Puis cliquer sur l’onglet Communication groupée aux patients.
- Créer une nouvelle communication et choisissez Communication groupée.
- Remplir les champs de la section Expéditeur et Destinataires.
- Dans la section Contenu :
- Choisir la catégorie Informations
- Prendre le modèle Absence (avec ou sans remplaçant)
- Renseigner les dernières informations afin de personnaliser le message suivant :
- Les dates de votre absence
- La présence d’un remplaçant
- L’existence d’un cabinet de garde.
- Envoyer la communication.
Un mail sera envoyé à tous les patients que vous aurez sélectionnés préalablement à l’aide des différents filtres.
Ici, vous trouverez un article FAQ ainsi qu’une vidéo des différentes étapes à suivre.
Afficher un message sur votre profil Doctolib
Pour ce faire, il faut :
- Cliquer sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’agenda et cliquer sur Profil Doctolib (niveau d’accès requis : titulaire du profil).
- À droite de l’encart bleu, cliquer sur
- Activer Afficher un message sur votre profil
- Sélectionner le Sujet sur lequel vous souhaitez communiquer
- Si vous sélectionnez le champ libre, il faut veiller à ne pas dépasser la limite de 250 caractères.
- Compléter les éléments requis, puis Valider
Votre profil est modifié, rendez vous sur doctolib.fr pour consulter les modifications. Les changements peuvent prendre jusqu’à 20 minutes pour apparaître.
Ici, vous trouverez une vidéo des différentes étapes à suivre.
Téléconsultations 
Comment mon remplaçant peut-il-faire de la consultation vidéo ?
Au préalable, assurez-vous d’avoir bien créé un remplaçant sur les plages d’ouverture.
Signaler un remplaçant sur une journée
Vous pouvez ajouter un remplaçant pour qu’il assure vos consultations vidéo sur une journée entière. Pour cela il faut :
- Depuis l’agenda, cliquer sur
(https://doctolib.zendesk.com/hc/article_attachments/24992988873236) - Sélectionner Appliquer un remplaçant
- Sélectionner le remplaçant souhaité depuis le menu déroulant
- Cliquer sur Valider
Signaler un remplaçant pendant plusieurs jours
Si le remplaçant doit effectuer des consultations vidéo de manière récurrente, vous devez faire ces étapes :
- Aller sur la vue agenda et cliquer sur Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda.
- Aller sur la journée à partir de laquelle vous souhaitez ajouter le remplaçant.
- Glisser votre curseur sur la plage d’ouverture et cliquez sur l’icône Modifier.
- Cliquer sur Ajouter un remplaçant
- Sélectionner le remplaçant souhaité dans le menu déroulant puis cliquer sur Valider.
- Choisir la période de modification puis cliquer sur Valider
Un pictogramme 
vous indiquera qu’un remplaçant est ajouté pour cette journée, ainsi que son nom.
Vos patients seront informés tout au long du processus de prise de rendez-vous qu’un remplaçant assurera la consultation. Ils recevront également des communications par e-mail et par SMS à ce sujet.
Un remplaçant n’arrive pas à signer un document lors d'une téléconsultation, que faire ?
Si le remplaçant effectue des téléconsultations à votre place, veillez à bien enregistrer sa signature depuis votre compte ou dans la rubrique Remplaçant.
Pour ce faire, il faut :
Importer la signature depuis votre compte
Tout d’abord, demandez à votre remplaçant de signer une feuille blanche à l’aide d’un crayon ou d’un feutre noir, puis scannez-la ou prenez-la en photo. Pour importer cette signature, il faut :
- Se rendre dans Mon compte
- Cliquer sur
Signatures - Cliquer sur
Ajouter une signature au niveau de la section praticiens remplaçants - Choisissez de Prendre une photo de la signature ou de l’importer en cliquant sur * Parcourir sur mon ordinateur, puis cliquer sur Terminer.
Importer la signature depuis la rubrique remplaçants
Pour réaliser les actions suivantes, vous devez disposer d’un compte de type praticiens. Demandez à votre remplaçant de signer une feuille blanche à l’aide d’un crayon ou d’un feutre noir, puis scannez-la ou prenez-la en photo. Pour importer cette signature, il faut :
- Se rendre dans les Paramètres et cliquer sur Mon cabinet, puis sur Remplaçants
- Cliquer sur Ajouter au niveau de l’onglet Signatures
- Choisir Prendre une photo de la signature ou de l’importer en cliquant sur Parcourir sur mon ordinateur
- Cliquer sur Terminer
Sur Doctolib Médecin 
Facturer une consultation en tant que remplaçant dans Doctolib Médecin
Démarrer une session de remplaçant
Pour démarrer une session de remplaçant, il faut :
- Cliquer sur la photo ou les initiales du médecin titulaire en haut à droite de l’agenda, après s’être connecté au compte Doctolib de celui-ci en vous munissant de votre propre carte CPS.
- Se rendre dans Mon compte et cliquer sur Facturation.
- À droite de la structure de facturation du médecin titulaire, il faut cliquer sur Gestion des remplaçants.
- Si demandé, il faut saisir le Code Porteur de votre carte CPS/CPF.
- Au niveau de votre nom, cliquer sur Démarrer une session à droite.
- Sélectionner votre structure de facturation, puis cliquer sur Choisir cette situation comme situation de remplacement.
Ici, vous trouverez une vidéo vous montrant les étapes à suivre.
Arrêter une session de remplaçant
Si la secrétaire du cabinet est en charge de la facturation de vos consultations, veillez à télétransmettre les factures si vous y êtes autorisé avant d’arrêter la session de remplaçant.
Pour arrêter une session de remplaçant, il faut d’abord se connecter au compte Doctolib du médecin titulaire.
- Cliquer sur la photo ou les initiales du médecin titulaire en haut à droite de l’agenda.
- Se rendre dans Mon compte et cliquer sur Facturation.
- À droite de la structure de facturation du médecin titulaire, il faut cliquer sur Gestion des remplaçants.
- Au niveau de votre nom, vous devez cliquer sur Arrêter une session à droite.
Votre session est arrêtée et le praticien titulaire peut à nouveau facturer.
Ici, vous pouvez consulter une vidéo qui vous montre les étapes à suivre.
Autoriser un remplaçant à facturer avec sa carte CPS/CPF dans Doctolib Médecin
Pour qu’un remplaçant puisse facturer avec sa propre carte CPS/CPF, il est nécessaire de l’ajouter au préalable à la structure de facturation du praticien titulaire. (En revanche, un collaborateur a besoin d’avoir sa propre structure de facturation ainsi que son propre compte Doctolib).
Autoriser un remplacement dans la structure de facturation du praticien titulaire
Afin d’autoriser le remplacement dans la structure de facturation du praticien titulaire, il faut :
- Brancher votre lecteur avec votre carte CPS insérée (il doit correspondre à la structure de facturation pour laquelle vous souhaitez autoriser un remplacement).
- Cliquer sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’agenda, puis rendez vous dans Mon compte.
- Cliquer sur Facturation dans le menu à gauche.
- À droite de votre structure de facturation, il faut cliquer sur Gestion des remplaçants
- Cliquer sur Ajouter un remplaçant.
- Insérer la carte CPS du remplaçant dans le lecteur, puis cliquez sur Lire la carte CPS afin d’autoriser le remplaçant à facturer avec sa propre carte CPS, saisissez le Code Porteur correspondant.
- Les champs N° RPPS et Nom et prénom sont automatiquement remplis avec ceux du remplaçant. Il est aussi possible de les renseigner manuellement.
- Si nécessaire, indiquez une Période de remplacement autorisée ainsi que les Jours de remplacement autorisés.
- L’interrupteur Autoriser tous les jours est activé par défaut afin de permettre à votre remplaçant de facturer tous les jours et ce, pour une période indéterminée.
- Cliquer sur Enregistrer.
Si plusieurs structures de facturation sont concernées, répétez la procédure autant de fois que nécessaire en vous munissant des cartes CPS des praticiens titulaires et des remplaçants.
Ici, vous trouverez une vidéo détaillant les étapes à suivre.
Sur Doctolib Kiné 
Facturer des séances en tant que remplaçant dans Doctolib Kiné
Démarrer une session remplaçant
Tout d’abord, vous devez vous connecter au compte Doctolib du kinésithérapeute titulaire en vous munissant de votre propre carte CPS/CPF. Puis vous devez :
- Cliquer sur la photo ou les initiales du kinésithérapeute titulaire en haut à droite de l’agenda
- Rendez vous dans Mon compte
- Cliquer sur Facturation
- À droite de la structure de facturation du kinésithérapeute titulaire, vous devez cliquer sur Gestion des remplaçants
- Si demandé, saisir le Code Porteur de votre carte CPS/CPF
- Au niveau de votre nom, cliquez sur
Démarrer une session à droite - Sélectionner votre structure de facturation, puis cliquez sur Choisir cette situation comme situation de remplacement.
La session remplaçant est en cours. Vous pouvez facturer des consultations au nom du kinésithérapeute titulaire avec votre propre carte CPS/CPF et télétransmettre les feuilles de soins électroniques si vous êtes autorisés à les signer avec les lots.
Ici, vous trouverez la vidéo montrant les étapes à suivre.
Arrêter une session remplaçant
Si la secrétaire du cabinet est en charge de facturer vos consultations, veillez à télétransmettre les factures si vous y êtes autorisé avant d’arrêter la session de remplaçant.
Pour arrêter la session de remplacement, il faut tout d’abord être connecté au compte Doctolib du kinésithérapeute titulaire. Ensuite vous devez :
- Cliquer sur la photo ou les initiales du kinésithérapeute titulaire en haut à droite de l’agenda.
- Se rendre dans Mon compte et cliquer sur Facturation.
- À droite de la structure de facturation du kinésithérapeute titulaire, il faut cliquer sur Gestion des remplaçants.
- Au niveau de votre nom, vous devez cliquer sur Arrêter une session à droite.
La session de remplacement est arrêtée. Le praticien titulaire peut de nouveau facturer.
Ici, vous trouverez une vidéo montrant les étapes à suivre.
Autoriser un remplaçant à facturer avec sa carte CPS/CPF dans Doctolib Kiné
Pour qu’un remplaçant puisse facturer avec sa propre carte CPS/CPF, il est nécessaire de l’ajouter au préalable à la structure de facturation du praticien titulaire. Pour ce faire, il faut :
- Brancher votre Doctolib Lecteur à votre ordinateur et insérez-y votre carte CPS.
- Cliquer sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’agenda puis cliquez sur Mon compte.
- Aller dans la section Facturation et sur la ligne de la structure de facturation, cliquer sur Gestion des remplaçants.
- Cliquer sur Ajouter un remplaçant.
- Au niveau de la section Informations du remplaçant, cliquez sur Lire la carte CPS puis saisissez votre code porteur.
- Il s’agit du code porteur reçu avec votre carte CPS.
- Les champs N° RPPS et Nom et prénom sont automatiquement remplis avec ceux du remplaçant.
- Vous pouvez également les renseigner manuellement.
- Si nécessaire, au niveau de la section Période de remplacement autorisée, saisissez une date de début et une date de fin.
- Si nécessaire, au niveau de la section Jours de remplacement autorisés, sélectionnez les jours de votre choix.
- Le bouton Autoriser tous les jours est activé par défaut afin de permettre à votre remplaçant de facturer tous les jours pour une période indéterminée.
- Cliquer sur Enregistrer.
Si plusieurs structures de facturation sont concernées, répétez la procédure autant de fois que nécessaire en vous munissant des cartes CPS des praticiens titulaires et des remplaçants.
Quelles démarches administratives faut-il prendre en considération ?
Voici une liste non exhaustive des différentes démarches que votre remplaçant doit avoir effectué avant d’intégrer votre pratique :
Pour tous :
-
Être titulaire du diplôme sanctionnant votre formation.
-
Être inscrit au Tableau de l’Ordre de votre profession. (obligatoire)
-
Avoir souscrit à une responsabilité civile professionnelle (RCP). (obligatoire)
-
S’inscrire à la CPAM du lieu de résidence (obligatoire)
-
Réaliser une demande d’immatriculation URSSAF que vous pouvez effectuer ici. (obligatoire)
-
Adhérer à la CARMF avec une demande d’affiliation disponible ici (ou ici). (obligatoire)
-
Créer un compte bancaire. (optionnel)
-
Souscrire à une prévoyance individuelle. Vous pouvez utiliser un comparateur pour souscrire une prévoyance individuelle. (optionnel)
S’il est étudiant en médecine :
- Avoir une licence de remplacement, qui est valable un an et doit être renouvelée chaque année. (obligatoire)
Il est possible de l’obtenir auprès du Conseil départemental de l’Ordre des médecins (CDOM) de l’université en fournissant une attestation de validation de 3 semestres d’internat, et une attestation de validation du 2ème cycle d’études. Il est également possible de remplir une demande ici.
J’espère que cet article vous aura aidé 
Si vous avez des questions ou des conseils n’hésitez pas à les écrire en commentaire !
Belle journée et à très vite.