📢 Feuille de route : Doctolib Médecin - Janvier 2022

[CharlotteDumand]

Bonjour à tous, 

 

Voici la feuille de route Doctolib Médecin du mois de janvier, construite main dans la main avec vous chaque jour. 

 

Quel est le programme du mois prochain ? 

 

Identito-vigilance : Nous allons revoir l’expérience d’accueil d’un patient avec sa carte vitale pour éviter les fusions définitives qui pourraient écraser les données d’un patient par erreur. Pour cela, nous allons améliorer l’algorithme qui présélectionne le patient, et vous indiquer de façon plus visuelle s’il y a un risque d’erreur. Vous serez encouragés à changer de dossier, et pourrez éventuellement et si besoin forcer l’association (plusieurs étapes nécessaires). 

 

 

 

Lorsqu’un patient fera une mise à jour de ses coordonnées sur son compte Doctolib, cela ne viendra plus écraser les données que vous avez saisies dans votre logiciel (sauf pour l’email et le numéro de téléphone). Vous serez simplement informés par un message sur le dossier patient. 

 

 

Visualisation des documents docx et tiff dans l’historique : Vous aurez désormais la possibilité d’avoir un aperçu de vos documents docx et tiff directement dans Doctolib Médecin, dans le détail des documents à partir de l’historique, pour vous permettre de les identifier plus rapidement. 

 

 

Améliorations sur votre expérience de messagerie Apicrypt et MSSanté :  Vous aurez la possibilité d’envoyer un message à plusieurs destinataires, y compris en copie (CC) et copie cachée (BCC). Vous aurez également la possibilité de répondre à tous et/ou transférer un email à un autre destinataire. Un nouveau bouton vous permettra de rafraîchir votre boîte de réception. Vous pourrez trier vos messages reçus selon certains critères (lu / non lu / pièce jointe). Des labels en haut de la boîte de réception vous permettront d'accéder en un clic au téléchargement de la pièce jointe et d’identifier facilement la boîte de réception où vous vous trouvez (Apicrypt ou MSS).

 

Intégration de nouveaux CERFA : Comme annoncé, nous allons enrichir au fil de l’eau la liste des CERFA en fonction de vos votes sur ceux que vous souhaitez voir intégrés au plus vite. Pas encore voté ? Rendez-vous en commentaire de cet article ! 

 

Ce qui arrive avec un peu de retard en janvier

 

Notre philosophie de développement de nouvelles fonctionnalités est d’être agile pour coller au plus près de vos besoins. Ainsi, notre feuille de route est amenée à évoluer très régulièrement afin de prioriser des développements que vous avez identifiés comme prioritaires. 

 

C’est ce qui explique que les actions rapides sur les factures rejetées (annuler et marquer qu’une part a été payée) aient pris un peu de retard : elles seront disponibles dans le courant de la semaine. 

 

Zoom sur les nouveautés de décembre : les nouveautés annoncées 

 

Comme nous vous l’avions annoncé le mois dernier, ces 5 éléments ont été notre priorité de décembre : 

1. Récupération automatique du médecin traitant : Nous récupérons désormais automatiquement les informations du médecin traitant pour chacun de vos patients, grâce au téléservice IMTi. Vous pouvez identifier en 1 coup d'œil qui est le médecin traitant de votre patient. Cette évolution vous permet aussi de gagner un temps précieux lors de votre facturation !
2. Amélioration de la recherche de données de suivi : La saisie des données de suivi est simplifiée : vous pourrez désormais effectuer des recherches par synonymes ou acronymes. Nous avons également amélioré la lisibilité des données de suivi dans la colonne de gauche. 
3. Intégration d’un premier CERFA - l’Avis d’Arrêt de travail : Vous pouvez désormais créer et remplir vos arrêts de travail directement depuis le plan de soin. Vos informations administratives ainsi que celles du patient sont automatiquement pré-remplies. Vous pouvez également renouveler un ancien CERFA en 1 clic !
4. Travail sur les performances et la stabilité du logiciel : nous avons commencé en décembre et allons continuer tout au long du mois de janvier à travailler sur l’amélioration des performances du logiciel, avec une équipe technique dédiée sur le sujet, pour vous offrir un logiciel fiable, sans bug et sans lenteur. 
5. Résolution des bugs et lenteurs sur l’import de documents : nos équipes techniques se sont mobilisées pour réduire les bugs et lenteurs sur notre module d’import de documents. 

 

Et après ? 

 

Aidez-nous à construire la feuille de route ! Rendez-vous dans la section “Vos besoins” de la communauté pour soumettre vos idées d’évolution ou voter pour les idées déjà soumises par vos confrères.

 

Co-construction en cours 🙏🏼(Cliquez pour participer !)

• [Test en ligne] Nouveaux designs sur la gestion de vos consultations 🖥️ 
• [Atelier & Sondage 📊] Donnez-nous votre avis sur la vérification de l'identité de vos patients !

 

N’hésitez pas à nous dire ce que vous pensez de cette feuille de route en commentaire de cet article ! 

 

Belle journée, 

L’équipe Doctolib 

[Dr_SABAH_MENEGHEL_CO]

Bonjour

Merci pour les améliorations à venir

L'identité vigilance est très attendue

Ce n'est pas tres clair: est ce que les données de carte vitale seront prioritaires sur le dossier patient par rapport à celle du RDV et du compte doctolib ?

Hier j'ai eu un problème avec une une carte vitale qui ne passait pas pour le motif carte vitale ne correspondant pas au patient 

- le patient a mis son prénom avec accent sur son compte Doctolib

- il croyait avoir oublié sa carte vitale donc appel ADRI et association au dossier patient (juste avec numero secu et date de naissance) 

- Finalement l'a retrouvée et quand j'ai voulu passer sa carte cela n'a pas fonctionné : il a fallu que j'efface les données ADRI et refaire une synchronisation avec la carte vitale ...

Mais si on efface les données ADRi apparemment les factures sont effacées aussi ... ?: donc pas pratique 

[Dr_PERROT_Jean-Luc]

Mais si on efface les données ADRi apparemment les factures sont effacées aussi ... ?

 

Ah bon ?  C'est embêtant ça car cela m'arrive régulièrement d'avoir la mention "carte vitale ne correspond pas au dossier", sans que je sache trop pourquoi, dans ces cas, je vire les données ADRI et refait le lien. Je n'ai jamais regardé si les factures disparaissaient.......

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

Bonjour @CharlotteDumand 

Identito-vigilance : C'est déjà beaucoup plus sécurisant. Cependant je me demande si c'est suffisant pour éviter une fusion accidentelle. Il faudrait, à mon sens, afficher aussi les ATCD correspondants et surtout constituer une archive afin de pouvoir revenir en arrière en cas d'erreur (surtout si on s'en rend compte immédiatement).

Lorsqu’un patient fera une mise à jour de ses coordonnées sur son compte Doctolib, cela ne viendra plus écraser les données que vous avez saisies dans votre logiciel (sauf pour l’email et le numéro de téléphone). 

Insuffisant. Il faut totalement isoler l'état civil validé par le médecin dans le dossier patient de l'état civil du compte patient. J'en ai marre de devoir corriger systématiquement la civilité, le nom, le prénom, le nom de jeune fille et la date de naissance !

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

@CharlotteDumand Visualisation des documents docx et tiff dans l’historique

Est ce les pièces jointes DOCX ou TIFF sont dorénavant importés dans le dossier patient après réception dans le module messagerie ?

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

@CharlotteDumand Améliorations sur votre expérience de messagerie Apicrypt et MSSanté : 

Donc peu d'amélioration fonctionnelles. Quand aurons nous un annuaire personnel listant nos correspondants habituels ? Quand pourrons nous adresser un mail directement à partir du dossier patient ?

[Dr_SABAH_MENEGHEL_CO]

@JLuc_PERROT 

Il y a ce message d'alerte qui prévient que les factures seront effacées du dossier

 

"Souhaitez-vous supprimer toutes les informations AMO/AMC ?

La section AMO/AMC sera entièrement réinitialisée.
Les factures liées à cette Carte Vitale ne seront plus visibles dans le dossier du patient mais restent accessibles dans la liste globale de factures"

[Dr_SABAH_MENEGHEL_CO]

il faut aussi pouvoir corriger les numéro de tel car les patients ne le font jamais en ligne un fois leurs rdv passés

 

[Dr_SABAH_MENEGHEL_CO]

Bonjour 

@CharlotteDumand 

Est il également prévu par la suite une visualisation directe dans l'historique des documents.rtf ?

[Dr_PERROT_Jean-Luc]

@JLuc_PERROT

Il y a ce message d'alerte qui prévient que les factures seront effacées du dossier

"Souhaitez-vous supprimer toutes les informations AMO/AMC ?
La section AMO/AMC sera entièrement réinitialisée.
Les factures liées à cette Carte Vitale ne seront plus visibles dans le dossier du patient mais restent accessibles dans la liste globale de factures"

 

N'y aurait-il pas interêt à ce que l'on puisse refaire un lien avec la CV du patient SANS détruire ces recettes ?  Il arrive assez souvent de devoir refaire le lien, car pour je ne sais quelle raison, DLM nous dit que la Carte Vitale n'est pas celle du patient, alors que c'est bien le cas. C'est con dans ces cas de supprimer l'historique des factures.....

Qu'en pensez vous ?

[DrGAZALETPh7190]

Améliorations sur votre expérience de messagerie Apicrypt et MSSanté :  Vous pourrez trier vos messages reçus selon certains critères (lu / non lu / pièce jointe)>>>>>>>>>>>>> SERA-T-IL POSSIBLE DE TRIER LES MESSAGES PAR NOM DE PATIENT EGALEMENT? AFIN DE POUVOIR LES RETROUVER FACILEMENT LORS D'UNE CONSULTATION

Merci

cordialement

 

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

@DrGAZALETPh7190 @CharlotteDumand 

Bonjour à tous.

Ce qui serait bien c'est que comme dans Axisanté 5, on ait une notification nous avertissant qu'il y a un mail en attente quand le dossier d'un patient est ouvert. 

[Raphaël_Gravaud]

Bonjour @JJ-Fraslin ,

Concernant vos retours sur l'identito-vigilance, voici quelques éléments de réponses :

(1) Affichage des ATCDs dans le processus de fusion
Il est nécessaire d'intervenir avant le processus de fusion, à savoir dès l'étape d'association d'une carte vitale, car c'est lors de cette étape que les traits d'identité du dossier patient sont modifiés (par exemple le dossier d'une fille avec l'identité de son père, en cas d'erreur de sélection de bénéficiaire).
Une fois une mauvaise association validée, il devient très difficile (pour ne pas dire impossible) de distinguer les deux dossiers car leurs traits d'identité seront alors strictement identiques.

(2) Pouvoir revenir en arrière en cas d'erreur

C'est justement pour cela que l'on va rajouter une étape de confirmation pour les associations "suspectes" (c'est à dire avec un changement d'identité important).
Par ailleurs, cela reste malgré tout essentiel de pouvoir vous proposer une solution en cas d'erreur (ne serait-ce que vous gérer les erreurs survenues jusqu'à maintenant). Nous avons identifié une solution temporaire pour vous débloquer à court terme, avant la refonte du processus de fusion initialement prévu en mars. Nous faisons notre maximum pour mettre cette solution temporaire en place avant la fin du mois.

(3) Isolation de l'état civil validé  

Notre explication n'était pas assez claire : l'état civil validé par le médecin sera complètement isolé du compte patient, par conséquent vous n'aurez plus à le corriger à chaque nouveau rendez-vous avec ce dernier (nous avions bien identifié ce problème lors de notre visite à votre cabinet en novembre dernier). Cette isolation sera disponible d'ici fin janvier.

Bien cordialement,

Raphael

[Dr_PERROT_Jean-Luc]

C'est important que l'on prenne cela en compte car j'ai encore failli me planter aujourd'hui, j'ai retenu ma main au dernier moment pour ne pas valider cette fusion :

Il s'agit du père et de sa fille mineure, d'où même mail, même téléphone. La date de naissance est la même, j'imagine que le patient s'est planté ou à mélangé ses comptes Doctolib.... Heureusement que le prénom et le lieu de naissance m'ont sauté aux yeux, sinon, c'était mort...

Il faut vraiment éviter ça, car en fin de journée, un peu fatigué, on flingue 2 dossiers d'un coup.

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

Bonsoir @raphael_g 

• J'évoquais l'intérêt de l'affichage des ATCDs dans chaque fiche à fusionner pour justement éviter des fusions de dossiers non voulues. Cela pourrait être aussi la dernière ordonnance.
• Pouvoir revenir en arrière en cas d'erreur : Comment ? Quelle sera cette solution temporaire ?
•  Isolation de l'état civil validé . Cela me semble parfait.

[DrPEPINBruno]

Il arrive assez régulièrement que les gens intervertissent leur date de naissance et celle de leurs enfants, avec un risque de fusion accidentelle très élevé (même nom de famille, même DDN, adresse, mail, téléphone...). Un cauchemar qui oblige à une vigilance permanente, qui serait mieux employée pour s'occuper de problèmes médicaux.

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

Bonsoir @raphael_g 

Cela fait pourtant des mois que tous les médecins vous remontent des accidents de fusion accidentelle de deux dossiers de patient d'une même famille.

Nous vous avons donné un certain nombre de solutions pour sécuriser cette opération de fusion et pourtant vous (les développeurs) continuez à procrastiner et à ne pas prendre au sérieux les conséquences de ces fusions accidentelles !

Comme le montre la copie écran, il faut aller chercher le nombre de RDV de chaque fiche en bas. 

Nous ne savons toujours pas quelle est la fiche correspondant à la consultation la plus récente. Ce n'est pourtant pas compliqué de l'indiquer en haut de chaque fiche.

Je propose qu'on puisse avoir le résumé des ATCD de chaque fiche affiché, car nous savons si les ATCD correspondent bien au patient dont le logiciel demande la fusion de deux fiches.

Si on valide la fusion, vous continuez à nous demander de choisir à l'aveugle les différents items alors que la logique veut que ceux de la fiche créée le plus récemment soit les bons.

Il ne semble pas non plus d'une très grande complexité informatique de générer deux archives temporaires des fiches/dossiers patients avant fusion afin de nous permettre de défaire cette fusion si on se rend compte de l'erreur.

 

Bon weekend.

 

[CharlotteDumand]

Bonjour à toutes et tous, 

 

Merci pour vos nombreux retours sur le sujet de l'identito-vigilance ! 

 

Nous sommes ravis de vous annoncer l'arrivée des nouveautés suivantes pour vous éviter à l'avenir des fusions définitives par erreur, et des changements d'identité non maîtrisés suite aux mises à jour du patient sur son espace sécurisé : 

 

1. Sur l’étape d’association de la carte vitale au dossier patient 

• Nous améliorons l’algorithme qui présélectionne le patient 
• S’il y a un risque d’erreur, nous affichons de façon très visuelle une alerte pour signaler une association suspecte (gros message rouge dans la popin) avec comme action principale : « forcer l’association » en rouge également
• Si vous cliquez sur “forcer l’association”, nous ajoutons une étape de confirmation en explicitant les changements qui vont s’appliquer au dossier existant en cas de confirmation

 

 

2. Sur l’étape de gestion des doublons

• Si le risque d’erreur est trop grand, nous ne proposons plus la fusion au démarrage de la consultation : cette étape est automatiquement ignorée. 

3. Sur la synchronisation entre l’espace patient Doctolib et DLM

• Désormais, lorsqu’un patient fera une mise à jour de ses coordonnées sur son compte Doctolib, les données que vous avez saisies dans votre logiciel ne seront plus écrasées (sauf l’email et le numéro de téléphone). L'état civil du patient que vous avez validé sera donc complètement isolé du compte patient. Vous serez simplement informés du changement par un message d’information sur le dossier patient. 

 

 

Nous espérons que ces évolutions faciliteront votre confort de travail ! 

 

Excellente journée, 

Charlotte

[Dr_Fraslin_Jean-Jacq]

Bonjour @CharlotteDumand 

A propos de la synchronisation entre l’espace patient Doctolib et DLM, je viens de participer à un atelier sur un sujet proche, donc j'ai quelques idées sur ce qui va nous être proposé bientôt pour garantir l'identité du patient.

Le numéro de portable et l'adresse mail sont grisés, ce qui signifie que ces deux données ne sont modifiables que par le titulaire du compte. Il serait bien que de la même façon un code couleur nous indique les données de l'état civil qui sont sanctuarisées dans le dossier médical (Nom de naissance, prénom, date de naissance, INS).

 

Sinon dans votre exemple il y a une incohérence entre le NIR, la date de naissance et le sexe. Marie-Claire Dupont ne peut pas avoir le numéro de sécurité sociale proposé 😉 

Cette étape est très ambiguë. Vous nous montrez qu'un dossier contenant déjà 17 consultations peut être affecté à un autre patient qui n'a pas le même âge, pas le même sexe (le 1 du NIR).

Personnellement sans visualiser le contenu de ce dossier médical contenant 17 consultations, je ne comprends pas comment on peut valider un tel changement d'état civil ! Il devrait y avoir des alertes rouges !

Votre Justine à 17 ans. Le numéro de sécu proposé est celui de son père, pas son INS.

Il faudrait donc aussi indiquer qu'elle est l'enfant de l'assuré ayant ce NIR.

 

[Dr_LOEFFLER_ROMAIN]

Bonjour @CharlotteDumand 

 

Concernant le point n°3, je constate que ce nouvel avertissement s'affirme sur de nombreux dossiers chez moi :

Serait-il possible que Doctolib me précise le détail des informations discordantes ? Ceci me permettra de savoir si c'est de l'ordre de la faute de frappe, de l'accent à ajouter, d'un déménagement à confirmer, ou d'un patient qui a modifié tout son profil parce qu'il a voulu prendre RDV pour sa femme (le cas échéant il faut donc s'attendre à voir sa femme débarquer, ce qui pourrait faire l'objet d'une alerte visible dans l'agenda).

 

Merci.