Lindsay Bruneau, assistante dentaire à Bordeaux et membre du programme Pionniers Doctolib, partage les pratiques mises en place au sein de son cabinet dentaire pour réduire les retards.
Véritable irritant du quotidien, l’accumulation de petits retards finit par déstabiliser l’organisation quotidienne des cabinets dentaires. Pour éviter des délais d’attente trop longs, définir des process précis et s’y tenir permettent une bonne organisation du cabinet.
L’importance de la communication au sein de l’équipe dentaire
Le succès de l’organisation d’un cabinet dentaire repose notamment sur la communication, et plus particulièrement l’analyse du planning en équipe.
Un constat partagé par Lindsay Bruneau : “Des réunions d’équipe ont lieu tous les jours, le matin et en fin de journée. [...] Nous avons également des réunions plus longues sur une base trimestrielle pour affiner encore l’organisation du cabinet.” La réunion du matin permet de discuter du planning de la journée, tandis que celle du soir sert à débriefer ce qui a fonctionné ou ce qui aurait pu être optimisé dans la journée pour améliorer ensuite les processus.
Par exemple, dans la réunion du matin, le praticien transmet à l’assistante toutes les informations sur les plans de traitement ou les séquences opératoires, et l’assistante dentaire communique au chirurgien-dentiste des informations sur les nouveaux patients, l’arrivée de prothèses, etc... Cette bonne communication évite ainsi toute une série de dysfonctionnements qui pourraient créer des retards.
Préparer et anticiper les soins du patient
Le planning est également pensé pour améliorer la prise en charge des patients sans augmenter les délais d’attente. Dans le cabinet de Lindsay Bruneau, chaque patient se voit ainsi attribuer des créneaux horaires de deux heures, et trois plages journalières quotidiennes sont réservées pour les urgences dentaires.
Avant une intervention, elle contacte les patients par SMS ou par téléphone pour leur rappeler leur rendez-vous et prévenir ainsi d’éventuels retards.
À l’arrivée d’un patient, Lindsay Bruneau l’accueille et règle les questions administratives avant de l’installer dans un des deux fauteuils du cabinet : en passant d’un fauteuil à l’autre, l’équipe dentaire gagne un temps précieux sur le nettoyage et la désinfection, qui sont des tâches indispensables mais chronophages.
“Je sors ensuite le matériel qui est rangé dans des bacs, organisé par codes couleur selon le type de soins nécessaires pour l’intervention du chirurgien-dentiste.” Cette technique permet un gain de temps quotidien qui représente un volume horaire assez important sur une année.
Communication, préparation et anticipation sont la recette du succès pour réduire les délais d’attente dans les cabinets dentaires. Pour en savoir plus sur le sujet, découvrez le replay de notre RDV du Doctolab dédié à cette thématique !
Et vous ? Comment gérez-vous votre cabinet pour réduire les délais d’attente ?
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