Déconfinement : 4 étapes clés pour relancer votre activité

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Bonjour à tous,

 

Toute l’équipe Doctolib est mobilisée depuis plusieurs semaines pour vous aider à relancer votre activité.

 

Afin de vous accompagner dans la réouverture de vos cabinets, vous trouverez ci-dessous 4 étapes clés pour permettre à vos patients de prendre rendez-vous en ligne, les informer des consignes liées aux rendez-vous en cabinet et communiquer sur la réouverture de votre cabinet. Ces actions vous sont directement proposées dans votre agenda dès quelles seront disponibles pour votre spécialité médicale. 

 

Les 4 actions clés pour la reprise sont les suivantes : 

 

📚 1 - Supprimez vos absences

 

Si lors de la fermeture de votre cabinet, vous avez positionné des absences, il vous faut les supprimer afin de permettre aux patients de prendre rendez-vous en ligne. 

En savoir plus sur la suppression des absences

 

📚 2- Mettez à jour votre profil afin d’informer vos patients des nouveaux dispositifs en place

 

Au début de l’épidémie, vous avez peut-être mis en place des consignes temporaires ou modifié directement la description de votre profil. Afin d’informer vos patients des nouvelles règles mises en place pour les rendez-vous en cabinet (port du masque, gestion de la salle d’attente, lavage des mains…), vous pouvez : 

 

📚 3- Réactivez la réservation en ligne

 

Optimisez la prise de rendez-vous dès la réouverture de votre cabinet en réactivant votre visibilité auprès de vos patients. 

Si vous avez désactivé la réservation en ligne pendant le confinement, il vous faut réactiver cette fonctionnalité. Un tutoriel vous accompagnera pour vous permettre de le faire en quelques clics.

En savoir plus sur la réactivation de votre présence en ligne

 

La réactivation de la prise de rendez-vous en ligne passe également par la mise en place de plage d’ouvertures et l’ajout de motifs de consultation sur ces plages d’ouvertures.

En savoir plus sur la création ou la modification des plages d’ouvertures

En savoir plus sur la création ou la modification des motifs de consultation

 

Conformément aux recommandations officielles, vous pouvez prévoir du temps dédié à la désinfection de votre cabinet entre chaque patient. Afin de répondre à ce besoin, nous vous recommandons d’augmenter la durée de vos consultations. En savoir plus sur la modification des durées de consultation

 

📚 4- Informez vos patients de la réouverture de votre cabinet

 

Plusieurs nouvelles fonctionnalités sont en cours de déploiement, spécialité par spécialité, afin que vous puissiez communiquer avec vos patients. Vous avez maintenant la possibilité d’envoyer un email aux patients ayant eu un rendez-vous annulé pendant l’épidémie afin de les inviter à reprendre rendez-vous. 

 

Pour les cabinets ayant été contraints de fermer (Dentistes et spécialités paramédicales…), vous aurez la possibilité d’envoyer un email aux patients ayant consulté dans les 6 derniers mois afin de les informer de la réouverture de votre cabinet. Afin d’envoyer cet email, vous pouvez suivre les étapes décrites dans cet article.

 

De plus, un email va être envoyé de la part de Doctolib afin de prévenir les patients de la réouverture des cabinets médicaux.

 

D’autres fonctionnalités sont à l’étude afin de vous accompagner au mieux dans la reprise de votre activité. 

 

Deux formations sont prévues afin de vous accompagner dans les paramétrages de votre agenda. Je vous invite à vous inscrire dès maintenant.

 

Merci @Kine_Primerose, @demay53, @PAYOTNathalie, @mariontouzot, @RomainYSNEL pour vos suggestions d’idées qui sont maintenant disponibles ou en cours de déploiement.

 

Je vous invite à partager vos retours en commentaire de cet article afin que nous puissions ajuster au mieux le processus.

 

Mélanie

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Un sms est envoyé systématiquement aux patients pour leur rappeler leur RDV 

Je souhaiterais ajouter sur le SMS : " en cas de contact avec un patient covid + dans les 15 jours précedents ou en cas de signes suspects d'atteinte , merci de reporter votre RDV "

est ce réalisable ?

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Bonjour, sera t il possible de personnaliser le message de relance auprès des patients pour inclure certaines consignes spécifiques liées à la configuration de mon cabinet ? Et dans le cas contraire, comment récupérer la mailing list de mes patients ? Est ce le fichier -png dont vous parlez dans l’article et est il exploitable par mes soins ? Merci d’avance. 

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Bonjour @Yub et @DrLoustalanMar 

Merci pour vos messages. Les messages que vous pouvez envoyer pour la reprise (email de reprise ou sms de rappel) ne sont pas personnalisable.

En revanche, je vous invite à personnaliser vos consignes à la prise de rendez-vous, après le rendez-vous ou encore la consigne temporaire de votre profil.

Bien à vous,

Mélanie

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Bonjour,  est ce que ça serait possible d’envoyer plutôt un sms et pas un e-mail, aux patients qui avaient un rdv dans les 6 mois précédents, pour annoncer la réouverture du cabinet svp? Merci de votre retour.

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serait-il possible d'envoyer ces messages uniquement aux patients dont les rendez-vous ont été annulés depuis le début du confinement (15 mars) ?

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Bonjour, 
Je ne trouve pas ces outils pertinents du tout. 
Il manque la personnalisation du message de reprise d'activité, de plus nous devrions pouvoir choisir a quel patient envoyer ce message.
Je souhaiterais aussi pouvoir fermer la prise de rendez vous pour les nouveaux patients afin que mes patients en cours puissent prendre rendez vous en priorité.  
Merci d'avance,

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L'urgence est de replacer les patients que nous avons annulé pendant le confinement. Pas ceux d’il y a 6 mois. Pouvoir envoyer un mail et sms à ces patients là me semble primordial. Et évidemment pouvoir personnaliser si on le souhaite le contenu du mail. 

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Hélas , il manque encore la possibilité de personnaliser . 

Et il serait plus que judicieux que dans les consignes COVID que vous nous imposez vous demandiez aux patients de venir avec un masque !!! 

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Bonjour @AlexandreLC et @BOCQUETNICOLAS, 

Merci pour votre message. Nous comprenons tout à fait votre besoin. D'ici la fin de semaine vous pourrez en effet envoyer des emails aux patients dont les rendez-vous ont été annulés pendant le confinement. Vous pourrez choisir les agendas et les motifs concernés par l'envoie de cet email.

L'envoie d'email aux patients ayant consulté dans les 6 derniers moi s'adresse uniquement aux cabinets ayant été contraints de fermer leurs portes pendant le confinement. 

Nous vous tiendrons informé dès que cette fonctionnalité sera disponible.

Bien à vous,

Mélanie

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Et des sms?

 

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Bonjour @steph et @MAUBOUCHEMarie 

Merci pour vos messages. La communication envoyée aux patients dont le rendez-vous a été annulé pendant le confinement est envoyée par sms lorsqu'aucune adresse email n'est renseignée. 

Bien à vous,

Mélanie 

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Il serait utile de pouvoir envoyer un mail mais aussi un SMS à nos patients, notamment ceux qui ont annulé leur RDV à cause du COVID et pour lesquels nous n'avons pas toujours des adresses mails.

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Bonjour @YB, 

Merci pour votre message. En effet, la communication envoyé aux patients dont le rendez-vous a été annulé pendant l'épidémie est envoyée par sms lorsque l'adresse email est manquante. 

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Bien à vous,

Mélanie 

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et les sms à TOUS les patients? les mails sont souvent mal orthographiés et classés en spam

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Bonjour @steph, 

Merci pour votre message. Nous ne prévoyons pas d'envoyer des sms à tous les patients. Cependant lorsque vous enverrez l'email aux patients ayant eu un rendez-vous annulé pendant le confinement, un sms sera envoyé aux patients dont l'email n'est pas renseigné.

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Bien à vous,

Mélanie

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Bonjour,

Je n'arrive pas à comprendre comment activer la fonctionnalité "proposer un RV plus tôt si une place se libère". Je souhaite que les patients ayant déjà réservé un RV à long terme puissent en bénéficier dès que les plages de l'agenda seront ré-ouvertes pour les semaines prochaines.

Merci d'avance !

Cordialement,

 

Pierre DEBUT

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Bonjour, pourquoi supprimer de la mailing list les patients dont le statut était absent excusé ou non excusé? Durant le confinement j 'ai passé tous mes rdv prévus initialement en absent excusé pour ne pas les supprimer... Cela signifie que bon nombre de mes patients ne recevront pas le mail?

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Bonjour @DrDEBUTPierre ,

 

Merci pour votre message.

La fonction liste d'attente est accessible du côté patient. En effet, il lui est proposé lors de la prise de rendez-vous d'activer une alerter afin d'être prévenu si un créneau plus proche se libère. 

 

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Il est ainsi prévenu automatiquement par email et SMS si tel est le cas.

 

Je vous invite à consulter cet article pour plus de précisions sur cette option.

 

Bonne journée,

 

Marine

 

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Bonjour, 

Merci à Doctolib pour leur soutien pendant toute cette période.

Je suis également très embêtée par les consignes inscrites automatiquement dans l'email de relance d'activité. Certaines sont carrément contraire aux miennes (je ne donne pas accès à la salle d'attente !) 

Pensez-vous qu'on puisse si ce n'est les modifier , au moins les supprimer pour ne pas créer de confusion ?

Merci

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