Guide départ à la retraite : Gérer votre transition avec Doctolib

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Bonjour à toutes et à tous,

La retraite représente une étape importante dans votre carrière. Pour vous accompagner sereinement dans cette transition, voici un guide complet des démarches à effectuer avec Doctolib pour assurer la continuité des soins pour vos patients.

Planifiez votre départ au moins 6 mois à l’avance

Pour une transition en douceur, nous vous recommandons de commencer à organiser votre départ à la retraite au minimum 6 mois avant la date prévue. Ce délai vous permettra de :

  • Informer progressivement vos patients
  • Organiser le transfert de votre patientèle
  • Préparer vos données médicales
      1. restituer leurs dossiers à vos patients (en leur demandant de venir avec leur clef USB)
      1. exporter vos données (médicales ou financières)
  • Régler les aspects administratifs avec Doctolib

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Étapes clés pour gérer votre transition sur Doctolib

1. Informez Doctolib de votre départ (minimum 15 jours avant)

  • Contactez le support Doctolib via le formulaire de résiliation disponible depuis le bouton « Aide et contact » et précisez votre date de départ définitive (toutes les étapes à suivre sont décrites dans cette FAQ)

2. Préparez votre patientèle (3-6 mois avant)

  • Activez le message d’information sur votre profil Doctolib annonçant votre départ

(toutes les étapes à suivre sont décrites dans cette FAQ)

  • Utilisez la fonction de communication groupé pour informer votre base patient

(toutes les étapes à suivre sont décrites dans cette FAQ)

  • Si possible, mentionnez le nom de votre successeur ou des confrères vers qui vous redirigez vos patients

3. Gérez votre agenda (2-3 mois avant)

  • Fermez progressivement vos créneaux de consultation sur Doctolib

  • Bloquez la prise de rendez-vous en ligne après votre date de départ en posant une absence sur l’ensemble des plages. Choisissez une récurrence plus longue que vos paramétrages de délais de prise de rendez-vous pour éviter tout rendez-vous supplémentaire.

  • Pensez à bloquer des créneaux pour finaliser vos dossiers administratifs

  • Attribuer si besoin/possible les rendez-vous à un autre soignant

    • Après avoir posé une absence sur la période souhaitée, cliquez sur Choisir un autre soignant

    • Pensez à vérifier l’agenda du soignant qui prendra en charge vos patients.

    • Choisissez le soignant qui honora les rendez-vous à votre place

    • Cliquez sur Suivant pour confirmer

:white_check_mark: Les rendez-vous sont attribués à un autre soignant, vos patients seront prévenus de cette modification dans leur SMS et e-mail de rappel.

:point_right: Quelques FAQ utiles pour cette étape :

4. Exportez vos données (1-2 mois avant)

:police_car_light: À partir de la date de résiliation, Doctolib conserve pendant 3 mois votre base patients, afin que vous puissiez vérifier les informations contenues dans le fichier d’export. Passé ces 3 mois, la base patients est automatiquement supprimée de la plateforme et ne peut plus être récupéré

Si vous utilisez uniquement Doctolib Agenda

Vous devez demander les droits d’export en amont via le support (le bouton “contact et aide”) soit en demandant à être rappelé, soit en envoyant un message.

Puis :

  1. Accédez aux paramètres en cliquant sur l’icône d’engrenage

  2. Allez dans « Paramètres avancés » puis « Données »

  3. Cliquez sur l’onglet « Exports »

  4. Sélectionnez le type de données à exporter (historique de RDV, données patients)

  5. Choisissez la période et le format d’export

  6. Cliquez sur « Exporter le fichier »

Si vous utilisez notre logiciel Clinique et Financier

  • Contactez votre conseiller Doctolib via le formulaire de contact pour demander un export complet de votre base patients

  • L’export contiendra 22 fichiers CSV et un dossier Documents avec toutes les pièces jointes

  • Ces données seront récupérables une seule fois, pour une durée de 2 mois maximum à partir de la date de préparation de votre export

:warning: Ne manipulez pas le logiciel durant l’export. Si l’export est interrompu, relancez l’opération depuis le début

5. Transférez votre patientèle à un successeur (si applicable)

:technologist: Je vous invite à contacter votre conseiller dédié pour vous aider dans cette transition, vous pouvez prendre rendez-vous directement avec lui va le bouton « aide et contact » en haut de votre agenda.

Option 1 : Votre successeur reprend votre cabinet et votre compte Doctolib

  • Informez Doctolib de ce transfert au moins 2 mois à l’avance

  • Doctolib peut organiser un transfert de compte qui permet de conserver :

  • L’historique des rendez-vous

  • La base des patients

Option 2 : Transfert vers un ou plusieurs confrères

  • S’il n’a pas Doctolib, exportez votre base patients (voir étape précédente)
  • S’il a déjà Doctolib, contactez le support afin de procéder à un paramétrage interne.

Option 3 : Sans successeur

  • Si vous n’avez pas de successeur, vous devez conserver votre base patients avec l’assistance de l’Ordre des médecins

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Procédures techniques à effectuer avant le départ

1. Désactivez votre profil en ligne

Pour rendre votre profil invisible sur Doctolib :

  1. Cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de votre agenda

  2. Cliquez sur « Profil Doctolib en ligne »

  3. En bas de la page, désactivez le bouton « Profil visible »

(Toutes les étapes à suivre sont décrient dans cette FAQ)

2. Archivez votre agenda (si applicable)

Si vous exercez en établissement ou en groupe :

  1. Renommez votre agenda avec la mention « Historique_[votre nom] »

  2. Retirez les droits d’accès à cet agenda pour tous les utilisateurs qui n’en ont plus besoin

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Aspects réglementaires à ne pas négliger

  • Conservation des dossiers médicaux : Selon la réglementation, vous devez conserver les dossiers médicaux pendant 20 ans à compter de la dernière consultation. Prévoyez une solution d’archivage conforme.

  • Information des patients : L’information des patients sur votre cessation d’activité est une obligation déontologique.

Checklist récapitulative

  • J-6 mois : Informer Doctolib et commencer à prévenir les patients

  • J-3 mois : Fermer progressivement l’agenda et activer le message d’information

  • J-2 mois : Prendre rendez-vous pour votre export

  • J-1 mois : Finaliser les dernières consultations et vérifier qu’aucun RDV n’est programmé après votre départ

  • Jour J : Confirmer la clôture définitive de votre compte

  • J+1 : Exporter toutes vos données

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N’hésitez pas à contacter l’équipe Doctolib pour un accompagnement personnalisé tout au long de cette transition. Notre service d’assistance est disponible pour vous guider dans chaque étape de ce processus.

Nous vous souhaitons une excellente retraite après ces années dédiées au soin de vos patients.

Flore et l’équipe Doctolib :blush: