Bonjour à toutes et à tous,
Les vacances approchant à grands pas, nous avons souhaité créer cet article pour vous aider à préparer et anticiper vos congés. Nous avons donc rassemblé quelques conseils pratiques et fonctionnalités de Doctolib qui vous seront utiles.
1. Informez vos patients à l’avance 
Il est important de prévenir vos patients de vos dates de congés à l’avance. Vous pouvez le faire de plusieurs manières :
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Envoyez une campagne d’informations à votre base de patients pour les prévenir des dates de vos congés. Voici l’article du centre d’aide pour vous accompagner si besoin.
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Message sur votre profil Doctolib : Ajoutez un message d’absence sur votre profil Doctolib pour informer les patients qui prennent rendez-vous en ligne. Voici l’article du centre d’aide pour vous accompagner si besoin.
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Affichage en cabinet : Placez une affiche dans votre salle d’attente indiquant vos dates de congés.
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La veille des vacances, pensez à :
- Désactiver la Messagerie patients. Voici l’article du centre d’aide pour vous accompagner si besoin.
- Définir votre statut Doctolib Siilo en « non disponible ». Pour cela, rendez-vous sur l’application mobile, puis sur votre profil, cliquez sur « Définir le statut ».
2. Bloquez vos créneaux de consultation 
Pour éviter toute confusion, pensez à bloquer vos créneaux de consultation sur Doctolib pendant vos périodes de congés :
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Voici l’article du centre d’aide pour vous accompagner si besoin à poser une absence.
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Si des rendez-vous étaient déjà positionnés sur ces créneaux, vous pouvez annuler les rendez-vous et prévenir les patients en quelques clics. Voici le message qui s’affiche après avoir posé une absence. Je vous conseille de choisir la première option.
3. Activez les messages automatiques 
Pour que vos patients soient informés de votre absence même en dehors de Doctolib, activez les messages automatiques :
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Répondeur téléphonique : Mettez à jour votre répondeur téléphonique avec un message indiquant vos dates de congés et les coordonnées (si possible) d’un confrère en cas d’urgence.
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Email automatique : Configurez une réponse automatique sur votre messagerie électronique pour informer vos correspondants/patients de votre absence. Voici un tutoriel pour la messagerie Gmail.
4. Préparez l’arrivée d’un remplaçant 
Toutes les actions à mettre en place via Doctolib et des conseils administratifs sont disponibles dans cet article.
5. Planifiez votre retour 
Pour un retour en douceur, anticipez la reprise de votre activité :
- Préparez votre agenda : Ouvrez les créneaux de consultation pour les jours suivant votre retour afin de permettre à vos patients de prendre rendez-vous à l’avance. Allongez si besoin la durée de réservation de vos créneaux. Voici un article du centre d’aide pour vous aider si besoin.
- Utilisez le Gestionnaire de tâches pour:
- Anticiper vos stocks (planifier la vérification du matériel nécessaire, des commandes potentielles à passer avant votre départ)
- Planifier un rappel pour enlever tous les messages et actions mis en place pendant votre absence
6- Gérez vos appels grâce à l’assistant téléphonique 
Pour que vos patients soient automatiquement informés de votre absence et sachent vers qui se diriger, configurez l’Assistant téléphonique Doctolib :
- Programmez une absence : Déclarez votre période de congés dans les paramètres de l’Assistant téléphonique. Pendant cette période, l’assistant va modifier automatiquement son comportement pour informer les patients que le cabinet est fermé, les orienter vers votre profil Doctolib pour consulter vos horaires.
A noter : aucune demande ne sera enregistrée dans la Messagerie patients pendant votre absence.
Nous vous invitons à consulter cette FAQ dédiée qui vous guidera pas à pas.
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Enregistrez les informations de remplacement : Si vous avez un remplaçant, renseignez son nom et son numéro de téléphone dans la déclaration d’absence. L’Assistant communiquera automatiquement ces informations aux patients qui appellent. Si vous n’avez pas de remplaçant, pensez à configurer un numéro d’urgence dans les paramètres de votre lieu de consultation.
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Planifiez votre reprise : L’Assistant se réactivera automatiquement à la date de fin d’absence programmée. Pensez à supprimer votre absence si vous revenez plus tôt que prévu pour que l’Assistant reprenne son fonctionnement normal.
J’espère que ces conseils vous serviront pour partir en vacances l’esprit tranquille et serein pour votre retour.
N’hésitez pas à partager vos autres conseils et bonnes pratiques en commentaire !
Belle journée à tous 
