“J’ai des trous dans mon agenda mais je n’ai pas de visibilité sur la raison”
Vous avez été nombreux à souhaiter une meilleure visibilité dans votre agenda concernant les déplacements et les annulations de rendez-vous. Grâce à vos retours, nous avons pu améliorer l’affichage de certaines pages afin que vous puissiez comprendre au mieux le comportement de vos patients, mieux les suivre et agir en conséquence.
Quelles améliorations avec quels objectifs ?
Nous faisons évoluer votre agenda pour vous permettre de mieux suivre, comprendre et agir sur les comportements de vos patients concernant les annulations et déplacements de RDV.
- Relation Patient : vous avez été nombreux à nous le demander, aujourd’hui un motif est désormais obligatoire lorsqu’un patient veut annuler ou déplacer un rendez-vous. Vous pouvez retrouver la raison renseignée par le patient dans la fiche de détail du rendez-vous. Requalifiez également une annulation faite par le patient en absence non excusée. Celui-ci recevra alors un mail de sensibilisation.
- Améliorer l’identification et la sensibilisation : retrouvez les statistiques complètes des déplacements / annulations et rendez-vous non honorés de votre patient dans sa fiche. Vous pourrez ainsi mieux identifier les patients indélicats pour les sensibiliser ou les sanctionner avec la blacklist.
- Reprendre le contrôle de votre agenda avec plus de visibilité : les rendez-vous déplacés sont désormais indiqués dans votre agenda avec un code visuel spécifique à l’emplacement du rendez-vous d’origine. Ainsi plus de trou incompris.
- Ajuster la visibilité en fonction de vos besoins : les filtres d’affichages des RDV dans la vue agenda sont simplifiés pour faciliter l’accès aux RDV qui comptent pour vous. Vous pourrez désormais utiliser les filtres « absence excusée » et « absence non excusée » pour choisir si vous souhaitez afficher les annulations et déplacements.
Comment se matérialisent ces changements ?
1. La raison d’un déplacement ou d’une annulation de rendez-vous par vos patients
Désormais, vous trouverez la raison de l’annulation renseignée par le patient dans la page des détails du rendez-vous. La raison pré-sélectionnée ou une raison écrite par votre patient pourra être également mentionnée (optionnel).
Il est aujourd’hui obligatoire pour le patient de fournir une explication afin d’annuler ou de déplacer un rendez-vous. Ce message apparaîtra en haut de votre écran, dans un encadré rouge.
Détails du rendez-vous
2. Simplification du statut d’un rendez-vous dans la vue agenda
Les statuts sont les filtres disponibles à gauche de votre agenda. Vous pouvez les utiliser afin de voir les différents statuts d’un rendez-vous patient : Absent excusé ; Absent non excusé ; À déplacer, etc…
Pouvant être une source d’incompréhension ou de mauvaise utilisation, nous avons fait le choix de supprimer le statut “Annulé par un patient”; qui pouvait causer des confusions et n’offrait pas une vue optimale de l’agenda. Désormais, le statut “Annulé par un patient” a été modifié et est maintenant fusionné avec les statuts “Patients excusés” ou “Patients non excusés”.
L’objectif de cette évolution est de vous permettre d’avoir une meilleure clarté sur le comportement de votre patientèle, sans surcharge visuelle.
Aujourd’hui ces annulations seront visibles depuis la vue agenda seulement si :
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Le rendez-vous est annulé dans les deux jours avant la date normalement convenue ;
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Trois jours, si cela concerne un rendez-vous convenu le lundi, afin de tenir compte du week-end.
Important :
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Cette mise à jour concerne seulement la vue agenda. Les rendez-vous annulés avant cette fenêtre restent visibles dans l’historique des actions et dans la fiche patient ;
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Les rendez-vous annulés dans les dix minutes suivant la réservation ne seront plus affichés dans votre agenda pour limiter la surcharge visuelle liée à des erreurs lors de la réservation ;
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Si vous souhaitez voir l’ensemble des rendez-vous annulés, vous pouvez cocher les cases des statuts. Dans le cas où vous souhaitez un affichage allégé, vous pouvez décocher ces cases et voir seulement les rendez-vous confirmés.
3. Évolution de l’historique des rendez-vous : avoir plus de transparence et un accès enrichi à l’historique
Vos retours nous ont également permis d’améliorer l’historique des rendez-vous. De nouvelles sections ont été ajoutées afin de vous permettre de mieux suivre le comportement de vos patients. En ayant une meilleure visibilité sur votre agenda, vous pourrez plus simplement rappeler à l’ordre ou sanctionner, si besoin, les patients les plus indélicats.
Le but de cette mise à jour est que vous puissiez rapidement obtenir différentes statistiques, en fonction des catégories ci-dessous :
- Les rendez-vous honorés ;
- Les absences excusées :
- Les absences non-excusées.
Retrouvez maintenant l’entièreté de votre historique en cliquant sur “Actions passées” en bas de la page historique. Vous serez en mesure de voir :
- Les rendez-vous annulé non excusé ;
- Les rendez-vous supprimé par un membre de l’équipe médicale ;
- Les rendez-vous annulés par le patient dans les 48 heures avant le rendez-vous ;
- Les rendez-vous annulés par le patient de plus de 48 avant le rendez-vous
Identifiez en un coup d’oeil les rendez-vous annulés dans votre agenda plus aisément grâce au code couleur :
- Barré en noir : le rendez-vous a été signalé comme absent excusé ;
- Barré en rouge : le rendez-vous a été signalé comme absent non excusé ;
- Barré en bleu : le rendez-vous a été annulé en ligne par le patient lui-même dans les 48 heures précédant la date du rendez-vous.
Historique des actions passées
Impact sur la visibilité dans votre logiciel médical :
- Votre historique patient vous offre maintenant une vue complète sur les statistiques de présence au rendez-vous,
- Le panneau latéral offre la possibilité de consulter les motifs d’annulation.
Historique des actions passées vue EHR
Détails du rendez-vous
Si vous souhaitez retrouver plus d’informations concernant les améliorations dans votre agenda, nous vous invitons à consulter les articles FAQ :
- Comprendre et gérer l’historique des rendez-vous d’un patient
- Repérer les rendez-vous annulés ou supprimés
- Supprimer un ou plusieurs rendez-vous
N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques dans les commentaires. Nous espérons que ces évolutions pourront vous permettre d’avoir une utilisation plus fluide de votre agenda.
Nous restons à votre disposition pour toutes questions relatives à ces mises à jour.
L’équipe Doctolib.
